Créer et gérer des espaces collaboratifs / communautés (durée 10 min)

Description

Les espaces collaboratifs ont de nombreux usages : communauté, veille, réponse à appel d'offre, projet, groupe de travail, comité exécutif, département...

Il est important de permettre à tous de créer ou de demander la création d'un espace collaboratif.

Ce guide vous explique concrètement les étapes de création des espaces collaboratifs.

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Objectifs

Pouvoir disposer d'espaces collaboratifs est l'un des principaux besoins de tout projet de nouvel environnement numérique de travail ("Digital Workplace"). Ils constituent le socle des offres JPlatform. Ces espaces sont dédiés à des départements, des projets ou des communautés auxquels ils offrent les fonctionnalités choisies pour améliorer leur efficacité et capitaliser les connaissances.

La solution Jalios peut accueillir de multiples types d'espaces collaboratifs :

  • espace collaboratif organisé autour de projets internes, transverses ou externes (partenaires, fournisseurs, clients...),
  • espace collaboratif pour établir une proposition commerciale,
  • espace collaboratif de veille ou de réflexion stratégique,
  • espace communautaire organisé par thématiques ou par centres d’intérêts...
  • club ou communauté extra-professionnelle

 

Population ciblePOPULATION CIBLE
  • La MOA qui souhaite offrir des typologies d'espaces adaptés aux métiers
  • La MOE et les administrateurs techniques en charge de paramétrer les espaces
  • Les administrateurs fonctionnels et animateurs qui bénéficieront de ces espaces
BénéficesBÉNÉFICES
  • Développe les pratiques collaboratives
  • Fédère les membres au sein d'une communauté dédiée
  • Capitalisation d'informations
  • Un portail de services dédiés à un ensemble de membres (ouvert ou plus restreint)
  • Analyse des usages grâce aux statistiques d'activité de l'espace collaboratif
  • Éradication du "shadow IT" souvent peu sécurisé et non conforme RGPD
BénéficesPOINTS D'ATTENTION
  • Identifier clairement l'objectif de chaque espace collaboratif
  • Bien communiquer sur le fonctionnement
  • Former les animateurs avant le lancement de leur communauté
  • Veiller au choix le plus adapté en termes de typologie et d'accès à l'espace
  • Animer sa communauté dans la durée

 

Quelles fonctionnalités ?

Espaces collaboratifs

JLearn : pour rédiger des guides et les partager avec vos utilisateurs

 

Comment faire ?

Créer un nouvel espace collaboratif :

Quelques clics suffisent : un formulaire en 3 étapes vous assiste dans la création d'un espace collaboratif. Selon la gouvernance mise en place dans votre organisation, l'espace sera directement créé suite à votre demande, ou sinon ensuite un responsable validera avec vous votre demande et les services à activer pour répondre au mieux à vos attentes.

 

Accéder aux espaces collaboratifs :

Etape 6 / 7

Les espaces collaboratifs sont typés, c'est à dire, issus de modèles. Par défaut, la plateforme vous propose 2 types :

  • Les espaces Projets qui consistent à gérer collaborativement des projets de tous types (partager des documents, des planning, des taches, ...)
  • Les espaces Communautaires ou thématiques qui permettent aux participants de collaborer autour d'une thématique (Échanger autour de discussion, gérer un agenda, une médiathèque, ...)


Cependant la structure d'un espace reste la même :

  1. Le nom de l'espace. Un clique permet de revenir sur la page d'accueil de l'espace
  2. Le moteur de recherche permet d'effectuer une recherche limitée à l'espace
  3. Les applications de l'espace mis à disposition des membres par l'animateur
  4. Le menu de gestion de l'espace. Ce menu est réservé à l'animateur de l'espace
  5. Les informations de base de l'espace (type, accès et participants). Le bouton Voir plus ouvre la vue complète.
  6. Le tableau bord propose un ensemble de services destiné à répondre aux besoins de la communauté. Dans notre exemple, s'agissant d'un espace de type communautaire nous trouvons :
    • Le mur d'activité de la communauté
    • Les dernières conversations qui liste les dernières questions / idées / conversations
    • Les derniers billets de blog publiés
    • Les derniers contenus publiés
    • Une boite à outils avec la mise en avant de références utiles
    • L'agenda de la communauté
 

FAQ

Quelles bonnes pratiques pour animer les espaces collaboratifs ?

Vous trouverez des informations utiles dans la fiche correspondante au cas d'usage " Animer des espaces collaboratifs / communautés

Peut-on donner accès à un espace collaboratif à une personne externe à mon organisation ?

JPlatform offre une fonctionnalité de "Comptes invités" pour donner un accès contrôlé à des personnes externes.

Comment créer des modèles pour chaque typologie d'espaces collaboratifs ?

Vous gagnerez du temps à l'ouverture de nouvelles communautés et vous offrirez un cadre homogène et cohérent à vos utilisateurs. Pour cela suivez le guide " (Lien en accès restreint) ".

Facteurs clés de succès

  • L'animateur d'une communauté dispose des droits pour pouvoir gérer l'ajout, la suppression et l'édition des membres de l'espace. Aussi il doit être en mesure d'assurer un suivi réactif et continu de la gestion des membres de son espace : voir l'étape 7 de ce guide Créer un nouvel espace collaboratif

  • Paramétrer les services indispensables pour répondre à l'objectif et aux principaux cas d'usages de l'espace collaboratif. N'activez pas trop de services simultanément et mettez en avant les indispensables en page d'accueil (= "tableau de bord").

    • Pour organiser l'accès aux services par la page d'accueil et par onglets selon vos préférences, consultez ce guide Ajouter un service dans mon espace collaboratif qui vous explique comment ajouter des services en "tableau de bord" et en "application"

  • Mettre en place une gouvernance qui encadre le cycle de vie des communautés
    • Questionnaire / fiche préalable avant ouverture d'un nouvel espace collaboratif, pour définir : l'objectif, les principaux usages et les animateurs (binôme) de la communauté
  • Former les animateurs de communautés au lancement de leur espace
    • Objectifs pédagogiques :
      - Connaître les principaux usages d’une plateforme collaborative
      - Savoir mettre en œuvre ces usages en tant que gestionnaire de l’espace qu’il anime (droits et rôle particuliers)
      - Intégrer les concepts de la gestion du changement

    • Compétences visées :
      Acquérir des techniques pour savoir animer sa communauté

  • Accompagner vos animateurs de communautés dans la durée
    • réunion des animateurs pour un partage d'expériences
      • chaque animateur partagera les principaux usages de sa communauté, les bénéfices, les difficultés rencontrées. Bonne pratique observée chez nos clients : la réunion des animateurs à l'occasion d'une matinale avec "petit-déjeuner", organisée chaque trimestre. Il s'avère intéressant de convier l'un de ses utilisateurs clés pour venir témoigner. Les usages sont ainsi présentés de façon très concrète à travers une démonstration en ligne par l'utilisateur. L'équipe projet (ou la com interne)  réalise quelques interviews filmées pour capitaliser des "success stories" avant de les relayer sur la plateforme.
      • Suivre régulièrement les indicateurs de succès quanti et quali de chaque espace collaboratif