Partager des documents avec des externes (partenaires, clients...) (durée 5 min)

Description

Dès lors que vous travaillez avec des externes, prestataires, fournisseurs, clients ou autres, vous avez besoin de pouvoir leur transmettre des documents. 

Ce guide vous montre comment partager des fichiers directement depuis JPlatform de manière sécurisée et sans vous soucier des limites d'envoi de fichiers joints par messagerie électronique. 

Usages - Visuel - Partager des documents     

Objectifs

Dès lors que vous travaillez avec des personnes externes, prestataires, fournisseurs, clients ou autres, vous avez besoin de pouvoir leur transmettre des documents. 

Ce guide vous montre comment partager des fichiers directement depuis JPlatform de manière sécurisée et sans vous soucier des limites d'envoi de fichiers joints par messagerie électronique. 

 

Population ciblePOPULATION CIBLE
  • Tout collaborateur 
BénéficesBÉNÉFICES
  • Solutionne les limites de tailles de fichiers pouvant être envoyés en pièces jointes d'un email
  • Evite les problèmes de sécurité ou de shadow IT (des utilitaires comme WeTransfer sont parfois proscrits par votre IT)
  • Conversion PDF possible (bien pratique par exemple lorsque vous ne voulez pas envoyer votre présentation PowerPoint éditable)
  • Partage de fichier sécurisé (vous envoyez un lien de téléchargement du fichier en question, pas un accès à la plateforme)
BénéficesPOINTS D'ATTENTION
  • Usage à réserver au partage de fichiers avec des personnes qui n'ont pas de compte sur votre plateforme (prestataires, fournisseurs, clients ou autres) de façon ponctuelle ou régulière.

 

Quelles fonctionnalités ?

catalogue des usages icones 48px GED

Gestion documentaire (GED) : pour créer et organiser les documents de manière collaborative ; "l'Explorer" pour naviguer dans les publications à la manière de l'explorateur Windows ou le Finder de Mac OS.

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Partager avec un lien public

 

Comment faire ?

Partager un document avec un lien public

Les outils collaboratifs tels que JPlatform réduisent significativement le nombre de pièces-jointes envoyées par mail. En effet, pour les destinataires ayant accès au site, on utilisera une recommandation plutôt qu'un mail. En revanche si le destinataire est une personne externe à l’organisation, n’ayant pas accès au site, la recommandation n’est pas possible.

La fonctionnalité de lien public permet de partager un document protégé avec des personnes externes.

Etape 1 / 5
  • Positionnez votre curseur sur le document choisi et faites un clic-droit (le menu d'actions s'ouvre)
  • En bas du menu, sélectionnez Partager avec un lien public
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FAQ

Pourquoi privilégier cet usage plutôt qu'un envoi classique de pièce jointe ?

  • l’accès au document est limité dans le temps ;
  • le document n’engorge pas les boites aux lettres des destinataires ;
  • pas de limitation liée au poids ;
  • l’accès au document est tracé : les accès au document par ce lien public sont comptabilisés au nom de celui qui a généré le lien.

Peut-on savoir si le destinataire a téléchargé le document ?

Le lien est signé avec le compte du membre qui fait l'action. Donc lorsque le destinataire téléchargera le document, ce téléchargement apparaitra dans la liste des téléchargements comme ayant été fait par le membre qui a généré le lien public.

Comment paramétrer la durée de validité des liens publics ?

La durée de validité d'un lien public est par défaut de :

  • 7 jours sur JCMS 9 SP4 et antérieurs
  • 28 jours à partir de JCMS 9 SP5 / JPlatform 10  

Pour modifier cette durée, seul un admin peut mettre à jour la valeur de la propriété channel.public-link.duration

Est-il possible de désactiver cette fonction ?

La fonctionnalité de lien public est par défaut disponible. Sur une plateforme non-accessible depuis internet, il est courant de désactiver cette fonction.

Pour désactiver cette fonction ajoutez (ou modifiez) dans le fichierWEB-INF/data/custom.propla propriété suivante puis redémarrez : 
channel.public-link.enabled: false

Facteurs clés de succès

Cet usage est très simple à réaliser et ne demande pas un effort d'accompagnement particulier. Généralement il fait partie des "quick wins" pour l'adoption facile des usages de gestion documentaire avec la solution Jalios. Toutefois, il est important de vérifier qu'il se limite au partage de fichiers avec des personnes extérieures à la Digital Workplace. Si une personne destinataire a accès au site, c'est la fonction de recommandation qu'il faut utiliser plutôt que le lien public.