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Jalios et la notion d'espace personnel

Yann Barthélemy · on 7/25/17 at 3:39 PM

bonjour,

Etudiant la possibilité de remplacer complètement les serveurs de fichiers par une GED, j'aimerais savoir si la notion d'espace personnel  est prévue par Jalios et si, le cas échéant, il est possible de créer un document et de l'enregistrer directement dans son espace personnel au moment de la sauvegarde avec, au passage, la saisie de métadonnées. L'idée étant de pouvoir ensuite partager ce document depuis son espace personnel vers un espace collaboratif.

cordialement

7 pts
Ronan Kerdudou · on 7/26/17 at 2:04 PM

Il existe une notion d' "espace personnel" au niveau de la gestion des documents dans le module JDrive.

Regardez dans la documentation de JDrive, recherchez les parties "Dépôt de nouveaux documents" et "Dépôt transparent et personnel".

 

#13

J'entends vos remarques sur les contraintes trop fortes qui peuvent faire échouer le projet. Simplement, nous souhaitons mettre en place une véritable ged dans jalios et pas uniquement l'utiliser comme espace de partage de nos fichiers comme c'est le cas actuellement. L'objectif est d'éviter de retrouver dans Jalios les mêmes difficultés que dans les serveurs de fichiers : des millions de fichiers et une incapacité à faire le tri entre ceux qu'il faut détruire et ceux qu'il faut verser dans un système d'archivage électronique. Je ne parle même pas de la réglementation concernant les données personnelles qui oblige aujourd'hui les entreprises à détruire certaines données au bout d'un temps.

Bref, sans ces métadonnées enregistrées dès la création du document, il n'y a pas de cycle de vie du document et vous vous retrouvez ensuite dans l'incapacité de faire le ménage et de conserver dans de bonnes conditions ce qui doit l'être.

Il faut donc trouver un équilibre entre l'excès de contraintes (un trop grand nombre de métadonnées à saisir) qui, inévitablement nous fera échouer dans la conduite du changement et l'absence de contraintes qui rend impossible la gestion des documents.

Vaste programme !

cordialement

Yann Barthélemy · on 7/27/17 at 11:15 AM
#14

Nous n'allons pas débattre ici du juste milieu à trouver, qui dépend probablement de nombre de paramètres divergeant selon les clients.

Notre choix sur l'espace de dépôt / espace personnel est qu'il permet la fluidité, le transfert transparent du document sur le serveur, alors même que sa rédaction n'est qu'au stade de brouillon. Dans cette situation le fichier n'est visible que de l'utilisateur lui-même. Ensuite, dès lors qu'il voudra le partager, il sera contraint à l'intégrer dans le plan de classement (espace, catégorie, métadonnées, en fonction de la configuration de la plateforme)

Si vous demandez trop tôt à l'utilisateur de fournir ces informations, elles risquent fort de ne pas contenir les valeurs attendues, et comme les champs obligatoires seront saisis, l'utilisateur risque de ne pas les mettre à jour au moment du partage. En les demandant au moment du partage, on a une meilleure probabilité que les valeurs saisies soient correctes.

Concernant le volume potentiel de "données perdues", on peut contraindre l'utilisateur à un nombre maximum de fichier dans son JDrive, ainsi il devra régulièrement "faire le ménage". (par défaut on plafonne à 1000 et nous optimisons actuellement le produit pour supporter potentiellement 10000 dans les prochaines versions).

De manière générale, pour atteindre votre objectif vous devez accompagner et former les utilisateurs, c'est certainement le point le plus important, quel que soit l'outil.

Pour répondre à votre choix, il faudrait sans doute ne pas utiliser notre "espace de dépôt", et prévoir à la place un "espace personnel" au sens où vous l'entendez, qui correspond en soi à une mini GED personnelle.

Je ne pense pas qu'on développera en standard ce cas d'utilisation. Mais ça peut être étudié pour un paramétrage spécifique (avec développements spécifiques).

Notez que dans notre cas d'utilisation, les fichiers déposés dans le JDrive ont normalement tous vocation à être intégrés dans la GED de l'entreprise. Je perçois votre cas d'utilisation comme à remplacer l'espace local de disque dur des utilisateurs, ce qui renforce pour moi l'idée qu'il ne faut pas trop forcer sur les métadonnées.

Je ne vais par contre pas étudier plus en profondeur votre cas d'utilisation, vous pouvez en revanche faire appel à notre service professionnel si vous souhaitez un accompagnement technique ou fonctionnel. Nous avons des experts pour chaque besoin, accompagnement au changement, gestion des documents, paramétrage, développement, ...

Bonne continuation dans votre projet.

Cordialement.

Ronan Kerdudou · on 7/27/17 at 12:29 PM
#15

Je vous remercie pour cet échange !

cordialement

Yann Barthélemy · on 7/27/17 at 1:38 PM
0 pts