Les organisations fonctionnent de plus en plus en réseau avec leurs partenaires, leurs fournisseurs et leurs clients.

Ces personnes ne font pas partie de votre organisation mais peuvent être amenées à travailler ponctuellement ou régulièrement avec vos collaborateurs.

Le module Espaces collaboratifs répond à ce besoin avec les comptes invités.

Les comptes invités permettent l'accueil et la contribution de personnes externes à votre organisation, tout en assurant la confidentialité des données auxquelles ces personnes ne doivent pas avoir accès.

Un compte invité ne voit que les données (Publications, Membres, Groupes, etc...) des espaces auxquels il appartient.

Ce type de compte étant sensible, il est recommandé d'avoir un module de site, qui dépend du module Espaces Collaboratifs.

Fonctionnement

Création d'un compte invité

Depuis la liste des membres d'un espace collaboratif, un bouton "Ouvrir un compte invités..." est disponible :

Ce bouton ouvre un formulaire en modale. Saississez tout d'abord le nom et l'email :

Si des membres ont été trouvés avec les mêmes informations, ils sont présentés afin d'éviter la saisie de doublons : 

Renseignez les autres informations requises, notamment, l'e-mail et l'organisation :

Sélectionnez les groupes dans lesquels vous souhaitez inviter la personne :

Le demandeur ayant ici les droits, le compte invité est directement créé et notifié par mail :

Le compte invité est créé, et appartient aux espaces précédemment sélectionnés :

Transformation d'un contact en compte invité

Il est possible que le compte invité à initialiser existe déjà sous la forme d'un contact dans le site.

Dans ce cas, il est possible d'effectuer l'opération soit depuis sa fiche profil, soit depuis son menu contextuel :

Depuis sa fiche :

Depuis le menu contextuel :

Un formulaire en modale s'ouvre alors :

A l'instar de la création, l'action Convertir... soumet le formulaire, ou effectue l'opération si le demandeur a les droits: 

Un e-mail est envoyé à cette personne, et l'invite à saisir son mot de passe.

Portail par défaut

Une fois authentifié, l'invité est redirigé vers son espace favori :

L'invité est redirigé vers son espace favori par le filtre GuestAccountPortalPolicyFilter. 

L'espace favori est déterminé (parmi les espaces ouverts de l'invité) grâce au comparateur CSFavoriteComparator.

Ce comparateur retourne en premier les espaces où

• le membre est participant,
• ou contributeur,
• ou enfin administrateur

Entre deux espaces où l'invité a le même niveau de contribution (participant, contributeur, administrateur), c'est alors un tri sur le nom des espaces qui est effectué.

A noter que le service présentation de l'espace indique le nombre d'invités dans l'espace.

Activation

Pour activer les comptes invités, il faut que le site soit privé.

Ensuite, vous devez accéder aux propriétés du module, puis : 

• activer les comptes invités
• définir le groupe des invités

Un compte invité est un membre qui appartient simplement au groupe des invités.

Initialisation d'un compte invité

L'initialisation d'un invité nécessite la mise en place de formulaires.

Deux types de formulaires permettent l'initialisation d'un invité :

1. formulaire de création d'un compte invité (un nouveau Membre est créé)
2. formulaire de transformation d'un contact existant (un contact existant est transformé en compte utilisateur)

Rôles et workflow

Un workflow de validation dédié peut être paramétré sur ces types de formulaires.

L'espace de stockage des soumissions de formulaires est paramétrable dans les propriétés du module.

Droits requis pour initialiser un invité

Pour pouvoir initialiser un compte invité, il faut la somme des droits suivants : 

1. être animateur d'un espace collaboratif
2. avoir l'ACL de Gestion des membres
3. avoir l'ACL de Gestion des invités

Ces droits peuvent être portés par un seul membre, ou par un demandeur et un valideur.

Initialiser un compte invité peut donc se faire en une étape, ou deux étapes avec validation.

Vous pouvez donc permettre aux animateurs d'espace collaboratif de demander l'intialisation de comptes invités, demandes qui seront validées par un autre membre.

Droits nécessaires pour une création :

Droits nécessaires pour une transformation d'un contact :

On retrouve les mêmes droits que pour une création.

Droits et limites d'un invité

Consultation de données :

• il ne peut consulter que les contenus et contenus utilisateur de ses espaces
• il ne peut voir que les comptes utilisateurs et les groupes de ses espaces
• il ne peut pas créer ni voir de contact
• il ne peut pas voir les informations satellites d'un Membre (ESN: MemberCategories, MemberInfo, etc...)
• il ne peut pas voir les comptes utilisateurs désactivés
• il ne peut voir et naviguer que dans ses espaces
• il ne peut plus naviguer dans ses espaces qui ont été fermés

Autres droits :

• il n'a pas le droit de demander l'ouverture de nouveaux espaces collaboratifs
• il ne peut appartenir qu'à des espaces collaboratifs
• la recherche globale de la topbar lui est masquée
• il ne peut pas s'authentifier s'il n'appartient à aucun espace

Dans certains cas, un invité peut voir le nom d'un espace auquel il n'appartient pas (sans pour autant y accéder).

Par exemple, si l'espace de l'invité est un sous espace, l'invité aura connaissance du nom de l'espace parent.