21/03/14
8 commentaires
Les organisations fonctionnent de plus en plus en réseau avec leurs partenaires, leurs fournisseurs et leurs clients.
Ces personnes ne font pas partie de votre organisation mais peuvent être amenées à travailler ponctuellement ou régulièrement avec vos collaborateurs.
Le module Espaces collaboratifs répond à ce besoin avec les comptes invités.
Les comptes invités permettent l'accueil et la contribution de personnes externes à votre organisation, tout en assurant la confidentialité des données auxquelles ces personnes ne doivent pas avoir accès.
Un compte invité ne voit que les données (Publications, Membres, Groupes, etc...) des espaces auxquels il appartient.
Ce type de compte étant sensible, il est recommandé d'avoir un module de site, qui dépend du module Espaces Collaboratifs.
Fonctionnement
Création d'un compte invité
Depuis la liste des membres d'un espace collaboratif, un bouton "Ouvrir un compte invités..." est disponible :
Ce bouton ouvre un formulaire en modale. Saississez tout d'abord le nom et l'email :
Si des membres ont été trouvés avec les mêmes informations, ils sont présentés afin d'éviter la saisie de doublons :
Renseignez les autres informations requises, notamment, l'e-mail et l'organisation :
Sélectionnez les groupes dans lesquels vous souhaitez inviter la personne :
Le demandeur ayant ici les droits, le compte invité est directement créé et notifié par mail :
Le compte invité est créé, et appartient aux espaces précédemment sélectionnés :
Transformation d'un contact en compte invité
Il est possible que le compte invité à initialiser existe déjà sous la forme d'un contact dans le site.
Dans ce cas, il est possible d'effectuer l'opération soit depuis sa fiche profil, soit depuis son menu contextuel :
Depuis sa fiche :
Depuis le menu contextuel :
Un formulaire en modale s'ouvre alors :
A l'instar de la création, l'action Convertir... soumet le formulaire, ou effectue l'opération si le demandeur a les droits:
Un e-mail est envoyé à cette personne, et l'invite à saisir son mot de passe.
Portail par défaut
Une fois authentifié, l'invité est redirigé vers son espace favori :
L'invité est redirigé vers son espace favori par le filtre GuestAccountPortalPolicyFilter.
L'espace favori est déterminé (parmi les espaces ouverts de l'invité) grâce au comparateur CSFavoriteComparator.
Ce comparateur retourne en premier les espaces où
- le membre est participant,
- ou contributeur,
- ou enfin administrateur
Entre deux espaces où l'invité a le même niveau de contribution (participant, contributeur, administrateur), c'est alors un tri sur le nom des espaces qui est effectué.
A noter que le service présentation de l'espace indique le nombre d'invités dans l'espace.
Activation
Pour activer les comptes invités, il faut que le site soit privé.
Ensuite, vous devez accéder aux propriétés du module, puis :
- activer les comptes invités
- définir le groupe des invités
Un compte invité est un membre qui appartient simplement au groupe des invités.
Initialisation d'un compte invité
L'initialisation d'un invité nécessite la mise en place de formulaires.
Deux types de formulaires permettent l'initialisation d'un invité :
- formulaire de création d'un compte invité (un nouveau Membre est créé)
- formulaire de transformation d'un contact existant (un contact existant est transformé en compte utilisateur)
Rôles et workflow
Un workflow de validation dédié peut être paramétré sur ces types de formulaires.
L'espace de stockage des soumissions de formulaires est paramétrable dans les propriétés du module.
Droits requis pour initialiser un invité
Pour pouvoir initialiser un compte invité, il faut la somme des droits suivants :
- être animateur d'un espace collaboratif
- avoir l'ACL de Gestion des membres
- avoir l'ACL de Gestion des invités
Ces droits peuvent être portés par un seul membre, ou par un demandeur et un valideur.
Initialiser un compte invité peut donc se faire en une étape, ou deux étapes avec validation.
Vous pouvez donc permettre aux animateurs d'espace collaboratif de demander l'intialisation de comptes invités, demandes qui seront validées par un autre membre.
Droits nécessaires pour une création :
| Création | Animateur d'espace | Gestion des invités | Gestion des membres |
|---|---|---|---|
| Demande de création | x | ||
| Validation de la demande | x | x | |
| Création directe | x | x | x |
Droits nécessaires pour une transformation d'un contact :
| Transformation | Animateur d'espace | Gestion des invités | Gestion des membres |
|---|---|---|---|
| Demande de transformation | x | ||
| Validation de la demande | x | x | |
| Transformation directe | x | x | x |
On retrouve les mêmes droits que pour une création.
Droits et limites d'un invité
Consultation de données :
- il ne peut consulter que les contenus et contenus utilisateur de ses espaces
- il ne peut voir que les comptes utilisateurs et les groupes de ses espaces
- il ne peut pas créer ni voir de contact
- il ne peut pas voir les informations satellites d'un Membre (ESN:
MemberCategories,MemberInfo, etc...) - il ne peut pas voir les comptes utilisateurs désactivés
- il ne peut voir et naviguer que dans ses espaces
- il ne peut plus naviguer dans ses espaces qui ont été fermés
Autres droits :
- il n'a pas le droit de demander l'ouverture de nouveaux espaces collaboratifs
- il ne peut appartenir qu'à des espaces collaboratifs
- la recherche globale de la topbar lui est masquée
- il ne peut pas s'authentifier s'il n'appartient à aucun espace
Dans certains cas, un invité peut voir le nom d'un espace auquel il n'appartient pas (sans pour autant y accéder).
Par exemple, si l'espace de l'invité est un sous espace, l'invité aura connaissance du nom de l'espace parent.
Auteurs
Petite question par rapport à ce point "il ne peut consulter que les contenus et contenus utilisateur de ses espaces" : Il semble que le compte invité soit renvoyé dès l’authentification vers un de ses espaces. Cela signifie qu'il y a un "filtre" qui contourne la page d'accueil définie pourle site pour aller directement vers un espace collaboratif directement ?
Si oui, comment est choisi cet espace ? Merci pour cette précision.
Bonjour, merci pour votre contribution. J'ai ajouté le paragraphe suivant au billet, en espérant que cela réponde à votre question.
Bonjour,
Je souhaiterai savoir s'il est possible d'exclure les comptes invités de la recherche transverse ? Nous souhaiterions que les membres invités ne soient visibles que dans les espaces collaboratifs auxquels ils peuvent accéder.
J'ai vu qu'il était possible de paramétrer le module annuaire pour qu'il ne remonte que les membres de l'espace courant. Je souhaiterai un comportement similaire avec la recherche de membres via la recherche générale.
Espérant avoir été clair, je vous remercie par avance pour votre réponse.
Bien cordialement,
Sylvain Belin.
Il n'y a pas d'option native pour cela. Mais c'est techniquement faisable
Une piste rapide et simple est de préciser au moteur de recherche qu'il ne doit pas remonter les "choses" appartenant au groupe "Groupe des invités".
&gidsOff=c_1234Il faut ensuite mettre en place ce comportement de manière systématique. Pour cela, il faut réussir à "se brancher" sur le moteur de recherche, ou remplacer la recherche standard par votre JSP où cet attribut
gidsOffest positionné systématiquement.Je vous remercie pour votre réponse. Je la soumettrai à notre administrateur technique, car à mon niveau d'administrateur fonctionnel, je ne pense pas voir la possibilité de systématiser cette solution.
Bonne fin de journée,
Bien cordialement,
Sylvain Belin
Bonjour, Est-ce qu'un compte invité peut être synchronisé avec un compte AD ? Merci.
Bonjour,
Lorsqu'un animateur qui n'a pas les droits de Gestion des invités et de Gestion des membres utilise le bouton Ouvrir un compte invité Il y a un message qui dit : Une fois cette demande validée, le compte invité sera créé...
Validé, mais par qui ?
L'admin ne reçoit aucune notification.
J'ai activé le workflow Compte Invité - Workflow de demande d'ouverture et j'ai ajouté un membre au rôle Valideur, mais ce membre ne reçoit pas de notification de demande d'ouverture.
Bonjour,
Tout d'abord merci pour votre retour d'expérience, et désolé pour le temps de réponse.
Dans la prochaine version du module, l'aide de l'ACL indiquera que l'ACL d'espace d'édition des membres est également nécessaire.
Nous avons également mis à jour la dernière documentation du module en intégrant le guide suivant créé pour l'occasion :
Paramétrage du profil du valideur 3/3
Droit de travailler sur l’état soumis du workflow
VAL appartient à l’espace où sont stockées les demandes.
VAL a le droit de modifier (voire supprimer) les formulaires (d’autrui) de demande de compte invité.
Pour cela, ajouter VAL au groupe “Valideurs demandes invités (espace par défaut)”
Note: il existe plusieurs façons de donner ces droits au valideur, (directement sur le membre, sur un des groupes du membre).
Cet exemple de mise en oeuvre défini les droits de travailler dans le workflow au travers d’un groupe “Valideurs demandes invités (espace par défaut)”
Enfin, la documentation est également corrigée à ce niveau :
En espérant que ces mises à jour permettent une meilleure compréhension du paramétrage à effectuer.