En route vers la Digital Workplace

Jalios offre nativement de très nombreuses fonctionnalités de communication, de collaboration, d’efficacité individuelle et collective ainsi que de gestion des connaissances. Jalios JPlatform fonctionne aussi avec des solutions tierces telles que celles de Google et de l’Open Source. A ce titre, Jalios pourrait être considéré, à tort, comme un concurrent de Microsoft.

En effet, Jalios JPlatform est finement intégré aux composants d’Office 365 : suite bureautique Office, messagerie électronique Exchange / Outlook, messagerie instantanée Skype For Business, gestion documentaire Sharepoint. Désormais Jalios intègre de nouveaux composants : calendrier Outlook/Exchange, Yammer, Teams, Sharepoint, OneDrive, OneNote… Quelle que soit l’utilisation d’Office 365, Jalios JPlatform apporte les éléments nécessaires pour bâtir sa Digital Workplace.

La Digital Workplace va au-delà de l’Intranet, du partage de documents, de la messagerie électronique et du réseau social d’entreprise. Jalios définit la Digital Workplace comme l’environnement numérique où chaque collaborateur accède quotidiennement, selon ses rôles, aux informations, aux personnes, aux applications et aux connaissances pour travailler ensemble efficacement. Elle aide les organisations à être plus communicantes, plus collaboratives, plus efficaces et plus apprenantes.

Différentes utilisations d’Office 365 selon les organisations

1) Tous les services d’Office 365 sont utilisés

Jalios JPlatform permet de bâtir un Intranet de communication, collaboratif et social qui offre une vision cohérente, guide les utilisateurs et leur donne un accès aux différents outils : ceux d’Office 365 et les autres outils. Jalios propose un Intranet social avec une approche homogène de « socialisation » des applications et services.

Jalios JPlatform n’est pas une simple surcouche et apporte des fonctionnalités complémentaires. Par exemple, le module Digital Learning gère la collecte et la diffusion des connaissances, et notamment celles qui concernent les outils informatiques et les processus utilisés …

2) Une partie des services d’Office 365 est utilisée

Une partie seulement des outils d’Office 365, adaptés à vos besoins, sont utilisés. Jalios JPlatform apporte alors une liberté de choix.

Par exemple, la suite bureautique d’Office 365 est utilisée dans une organisation dont les collaborateurs utilisent une autre GED que Sharepoint. Jalios JPlatform propose un Intranet qui s’intègre parfaitement à la suite bureautique Office et se connecte à de nombreuses GED tierces.

Jalios propose des fonctionnalités en propre qui aujourd’hui répondent bien aux attentes des utilisateurs : la gestion des tâches collaboratives, les processus métiers simples, la veille collaborative, la gestion des connaissances…

Jalios donne aussi accès à des services tiers performants. Grâce à un concept d’abstraction de services, l’organisation peut choisir le fournisseur de chaque service et peut en changer : suite bureautique, messagerie électronique, calendrier, gestion documentaire, recherche, multi-facettes, authentification, communication instantanée, traduction automatique, service cartographique, gestion des tâches, espaces collaboratifs, drive…

3) Les utilisateurs peinent à s’approprier Office 365

Office 365 est déployé dans l’organisation mais il n’a pas rencontré le succès escompté. Bien sûr, il est normal que cela prenne du temps et des acteurs du conseil pourront aider à conduire le changement en mobilisant un réseau d’ambassadeurs. Mais il faut aussi s’assurer que les utilisateurs retrouvent les outils qui leur sont adaptés.

On constate l’apparition de silos applicatifs : pour un même rôle, les collaborateurs doivent jongler avec un nombre grandissant d’outils. Jalios suit une approche orienté utilisateur et permet de disposer de tableaux de bord combinant différents outils et pas seulement Office 365. Les outils sont ainsi contextualisés développant des synergies entre eux et permettant aux utilisateurs d’être plus efficaces.

Par exemple, l’organisation peut offrir à ses collaborateurs des pages d’accueil personnalisées avec les services utiles selon leurs rôles : actualités d’entreprise, actualités personnalisées, informations provenant des outils métiers utilisés, services RH, communautés, groupes de travail…

Confidentialité de certains documents

Le CDO ou le RSSI de l’organisation peut alerter le chef du projet sur les risques de confidentialité lié au Cloud pour certains documents ou certains échanges.

Il est vrai que le Cloud Act, voté en 2018, oblige tous les fournisseurs de services cloud américains à fournir, quel que soit le lieu d’hébergement et sans informer les intéressés, toutes les données demandées par la justice, la police, ou les services secrets américains.

Une solution est de chiffrer les documents mais cela entraine une perte de fonctionnalités dont la recherche textuelle. Jalios échappe au Cloud Act et permet une approche mixte avec certains échanges et documents dans le cloud et d’autres, plus confidentiels, dans Jalios JPlatform (on premise ou dans le data center de son choix).

Vers une organisation cohérente de votre Digital Workplace

En conclusion, Jalios est bien plus qu’une surcouche d’Office 365 et permet de bénéficier des solutions de services tiers, bien intégrés, sans développement spécifique. Avec Jalios, les organisations disposent dès aujourd’hui des fonctionnalités les mieux adaptées aux besoins : elles sont libres de choisir le fournisseur de chaque service (Microsoft, Google, Jalios ou d’autres acteurs dont certains open-source). Jalios est une plateforme paramétrable extensible et ouverte qui permet de bâtir une Digital Workplace puissante en se focalisant sur l’expérience utilisateur.