Usage Digital Learning : Version 4.1.

Avec plus de 70 clients et des usages qui s'étendent, ce qui devait être une version mineure s'est transformé en une version au contenu majeur : 

1. UX/UI

1.1 Catalogue

• Le design des cartes a été simplifié et le nombre de cartes affichées par page augmenté horizontalement et verticalement afin d'éviter le défilement et l'usage du pager.

• L'affichage de la modalité (présentiel, classe virtuelle, sessions sur parcours, etc)  se fait par simple sélection dans une liste pré-établie sur l'onglet Informations. Les diférentes valeurs permettent de traiter les actions de formation synchrones comme les parcours et savoirs avec sessions

• Un simple clic sur le titre d'un des filtres (Thématiques par exemple) annule la sélection en cours

1.2 Session

• Les options disponibles dans l'étape 5. Avancé de la création de session ont été regroupées de manière logique dans des Sections afin de simplifier l'accès

• Une illustration est désormais affichée par défaut sur la page Session des participants et formateurs
• A droite le mode d'inscription qui a été utilisé est désormais visible en clair pour la personne inscrite

2. Nouveau mode d'inscription

Dans certaines entreprises, organismes ou collectivités, les demandes d'inscription à une formation des collaborateurs ou agents doivent passer par leur responsable. Nous avons donc introduit un nouveau mode d'inscription "Par le membre avec approbation du responsable".

Il peut être présélectionné dans la formation et s'appliquer par défaut à toutes les sessions ou peut-être choisi au niveau d'une session.

• Lorsque le membre choisit de s'inscrire, sa demande d'inscription ne va donc pas au gestionnaire d'inscription mais à son responsable. Pour fonctionner il est donc impératif que le champs responsable soit rempli dans la fiche profil de l'apprenant.
• Le responsable est averti de la réception d'une nouvelle demande par notification et mail (suivant les canaux de communication définis sur la plateforme).
  Il dispose d'un nouvel écran dans Mon Equipe/ Mes demandes qui lui permet d'avoir une vue consolidée des demandes en cours et traitées. Il peut mettre à jour chaque demande suivant deux statuts :  Approbation responsable  et  Déclinée Responsable . Il lui est possible de rentrer un commentaire sur sa décision qui sera visible par le demandeur
• Une fois le changement d'état effectué, la demande est transmise au gestionnaire d'inscriptions avec une notification.
• Selon l'avis du responsable, le gestionnaire pourra décider d'inscrire ou de refuser l'inscription.
  A savoir que l'avis du responsable n'est pas décisif sur la demande d'inscription car le service formation peut par exemple avoir pris des engagements sur cette formation vis à vis du salarié ou au contraire ne plus avoir de budget.
  Le gestionnaire a donc toute latitude pour accepter une demande en Déclinée responsable ou refuser une demande approuvée responsable (budget, priorités, etc..)

---> Plus de détails sur ce guide : Inscriptions à une session avec approbation de son responsable

3. Participation d'un apprenant à plusieurs sessions de la même formation

• Cette fonctionnalité était très attendue par les clients qui organisent des formations obligatoires avec une date de renouvellement nécessaire. Avant la 4.1. il était nécessaire de dupliquer la formation pour garder la progression  des participants alors même que le contenu de la formation n'avait pas changé.
• Une nouvelle option disponible sur les formations mais aussi sur les savoirs et parcours avec sessions permet de déterminer si les utilisateurs sont autorisés à les suivre à nouveau tout en gardant leur participation passée.
• Cette fonctionnalité n'est proposée que lorsque l'option Soumise à Inscription est à OUI et donc lorsqu'il y a des sessions !
• Elle n'est pas supportée si la formation ou le savoir comprend un QUIZ ou une Enquête adossée ou dans le cadre d'un parcours comprenant un QUIZ et/ou une Enquête.
  Une amélioration est en cours de design pour la version suivante.

Plus d'information dans le guide suivant : Participation à plusieurs sessions de la même formation

4. Notifications de fin de suivi et/ou d'échec à un QUIZ

Cette fonctionnalité permet d'avertir un responsable d'équipe, un membre donné ou un groupe lorsqu'un participant à terminé un savoir et/ou échoué à un Quiz.
Ceci est intéressant par exemple lorsque le contenu à suivre est une formation obligatoire car il est ainsi possible d'avertir automatiquement des parties prenantes que ces formations ont bien été  suivies mais aussi de les alerter si certains participants ont échoué au QUIZ de certification. Ceci permet de leur proposer des actions complémentaires.

Voir le guide : Notifications de fin de suivi d'un contenu ou d'un QUIZ

5. Session : annulation, modifications de dates, changement d'adresse.

• L'annulation d'une session entraine désormais l'envoi d'une mise à jour du calendrier aux personnes inscrites et au formateur : sur Outlook ou Google via un ICS.
• Lors du changement de dates ou d'adresse (présentiel) sur une session de formation, il vous sera désormais demandé de confirmer si vous voulez en avertir les inscrits et le formateur. Si votre réponse est OUI, une notification sera envoyée sur la plateforme ainsi qu'une mise à jour de leur calendrier Outlook ou Google. 
• Attention : si vous avez sélectionné une salle pour la formation, celle ci ne fait pas partie de l'invitation outlook et un changement de salle n'entraine pas d'envoi en cas de mise à jour.

6. Visibilité sur l'onglet Participants

Depuis quelques années, une option disponible en global ou par formation permet de cacher les progressions de suivi dans l'onglet Participants afin de préserver la confidentialité des apprenants.
Des améliorations ont été faites pour permettre :

• A chaque participant de voir ses propres progressions et résultats (il ne pouvait les voir que sur son tableau de bord)
• A l'auteur du contenu de voir toutes les progressions et résultats afin de lui permettre par exemple de mesurer le niveau de suivi et les résultats.

Aucune modification de paramétrage n'est nécessaire pour en bénéficier.

7. Passer manuellement un Savoir ou un Parcours à Terminé

• Il peut arriver qu'un participant oublie de terminer formellement un Savoir ou un parcours de formation et ne puisse ainsi pas avoir son certificat ou attestation ou que le contenu non terminé soit un pré-requis pour suivre d'autres contenus. Ou bien encore que le QUIZ de validation avait été mal configuré ou comportait une erreur matérielle...
• Les utilisateurs détendeurs de l'ACL JLearn - Autoriser une complétion manuelle  (autorisation spéciale) pourront désormais passer manuellement une progression à Terminé. Cette fonctionnalité est disponible sur l'onglet Participants et demandera à cet utilisateur de justifier son action afin de la consigner.

Voir la FAQ : Comment faire pour forcer à Terminé un savoir ou parcours

8. Certificats

• Il est désormais possible :de fixer la même date de fin de validité d'un certificat à tous les participants à une formation plutot que de baser cette expiration sur une durée à partir de la fin du suivi.
  
  

Ceci est aussi possible au niveau de chaque session

• Il est aussi possible de modifier la date de fin de validité d'un certificat d'un collaborateur pour tenir compte de changements de législation ou de régles internes.
  Compte tenu du caractère sensible de cette fonctionnalité, il  faut détenir une autorisation spéciale (ACL JLearn - Modifier date expiration certificats) et saisir une justification.

Consulter le guide : Dates de validité des certificats : fixer et modifier

9. Associer des compétences à chaque contenu

• Dans les versions précédentes, il était possible d'allouer une ou plusieurs compétences à un apprenant qui avait suivi avec succès une formation/savoir/parcours.
• En 4.1. nous avons ajouté la possibilité d'associer une ou plusieurs compétences à une formation, savoir ou parcours afin de pouvoir rechercher des contenus dans le catalogue en fonction des compétences à acquérir.

Cette arborescence de Compétences associées est disponible dans l'onglet Classements et une nouvelle possibilité de recherche a été ajoutée sur le Catalogue.

Consulter le guide : Compétences Allouées et Associées

10. Emargement Digital

Pour assurer le processus d'émargement digital sur les formations en présentiel, nous utilisons une intégration avec une application commercialisée par la société BSoft, membre du groupe Visiativ.
En tant que client Jalios ou de 1day1learn vous n'avez aucun besoin d'établir un lien commercial ou technique avec BSoft si vous voulez mettre en place ce module BSoft qui est payant. Contacter votre interlocuteur commercial habituel pour plus d'informations. 

Du point de vue des apprenants , le processus d’émargement sur les différentes périodes d'une session de formation ne nécessite aucune connexion directe au module. Chaque participant présent reçoit une demande d'émargement sur JLearn qui lui permet de signer via un lien ou via un QR code en utilisant son smartphone après avoir saisi son nom et prénom pour vérification.

• Du point de vue du formateur, une inscription initiale sera nécessaire sur le module BSoft et lui sera proposée à la première session nécessitant un émargement digital. Une fois finalisée, cette identification sera valable pour toutes les sessions à venir.
  • La règlementation demande un émargement à la demi-journée ; le formateur devra donc ouvrir et fermer chaque demi-journée à l'émargement. Ceci devra être fait sur le module BSoft auquel le formateur pourra accéder depuis JLearn via un lien spécifique à chaque session.
  • A l’issue de la session, le formateur pourra récupérer depuis JLearn les feuilles d’émargements individuelles et collectives qui seront mises à disposition des participants automatiquement .
    
    
• Des gestionnaires d'Emargement Digital peuvent aussi être désignés par la voie d'une ACL (autorisation spécifique sur Jalios) qui leur permettra de se connecter depuis JLearn à l’application BSoft pour effectuer des actions spécifiques telles que rattrapagee, fermeturee de session non effectuées dans les délais, etc.
  
  
• Un tableau de suivi des présences et émargements permet de mettre automatiquement à jour le statut d'inscription.

Plus d'information sur ce wiki : Le processus complet d'émargement digital sur les sessions de formation

11. Fin de la dépendance avec le module calendrier

• L'application n'est désormais plus dépendante du module Calendrier désormais obsolete (ni d'aucun autre),  pour gérer les salles de formation.
• Une salle de formation est désormais un type de contenu qu'il est possible de créer facilement via l'option + en haut à droite. Voir ce guide pour plus d'information : (En cours)
• Le niveau de fonctionnalités reste inchangé : déclaration de la salle dans les sessions et affichage des sessions déjà réservées sur la salle. 

12. Autres

• Le champs Gestionnaire d'Inscription n'est plus obligatoire sur une session si vous avez sélectionné un groupe de gestionnaires.
• La recherche dans le Catalogue  prend en compte la valeur des catégories si cette option est bien sélectionnée dans les paramètres du module.
• Savoirs SCORM : Améliorations dans la mesure et l'export des temps de connexion, mais ce standard ne permet pas d'interrompre les temps de connexion lorsque l'utilisateur laisse le Savoir ouvert sans se déconnecter ou sans passer sur un autre contenu.
• Le fait d'autoriser ou pas la demande de nouvelles sessions par les apprenants est désormais gérée aussi au niveau de la plateforme via une valeur par défaut qui peut ensuite être changée au niveau de la formation. 
• Un nouveau champs Reference destiné à recevoir un code est désormais disponible au niveau de chaque formation sur la page Information afin de faciliter son identification ou en cas d'intégration avec un système externe. 
• Une champs Partager en externe Oui/Non dans classement permet aussi de décider si un élément du catalogue  doit faire partie de la liste des formation/Savoir/parcours à intégrer avec un système externe. Plus d'information ici : A quoi sert le paramètre "Partager en externe" que l'on trouve dans Classement depuis la 4.1

13. Les guides et instructions disponibles

• Afficher la modalité de formation (présentiel, classe virtuelle, etc.) et l'organisme éventuel
• Inscriptions à une session avec approbation de son responsable
• Participation à plusieurs sessions de la même formation
• Notifications de fin de suivi d'un contenu ou d'un QUIZ
• Comment faire pour forcer à Terminé un savoir ou parcours
• Dates de validité des certificats : fixer et modifier
• Emargement Digital sur les formations
• Compétences Allouées et Associées
• A quoi sert le champs "Reference" que l'on trouve sur un Savoir/Parcours/Formation
• A quoi sert le paramètre "Partager en externe" que l'on trouve dans Classement