Le processus d'émargement digital sur les sessions de formation

1. Résumé fonctionnel

Pour assurer le processus d'émargement digital sur les formations, nous utilisons une intégration avec une application commercialisée par la société BSoft, membre du groupe Visiativ.
En tant que client Jalios ou de 1day1learn vous n'avez aucun besoin d'établir un lien commercial ou technique avec BSoft si vous voulez mettre en place ce module qui est payant.

Pour fonctionner, cette intégration nécessitera un petit paramétrage préalable du côté de BSoft pour définir quelques valeurs par défaut. Plus d’information ici :

• Du point de vue des apprenants, le processus d’émargement sur les différentes périodes de la session de formation ne nécessite aucune connexion directe au module.
  Chaque participant présent reçoit une demande d'émargement qui lui permet de signer via un lien ou via un QR code en utilisant son smartphone après avoir saisi son nom et prénom pour vérification.
  
  
• Du point de vue du formateur, une inscription initiale sera nécessaire et lui sera proposée à la première session nécessitant un émargement digital. Une fois finalisée, cette identification sera valable pour toutes les sessions à venir.
  • La règlementation demande un émargement à la demi-journée ; le formateur devra donc ouvrir et fermer chaque demi-journée à l'émargement. Ceci devra être fait sur le module BSoft auquel le formateur pourra accéder depuis JLearn via un lien spécifique à chaque session.
  • A l’issue de la session, le formateur pourra récupérer depuis JLearn les feuilles d’émargements individuelles et collectives qui seront mises à disposition automatiquement aux participants.
    
    
• Des gestionnaires d'Emargement Digital peuvent aussi être désignés par la voie d'une ACL (autorisation spécifique sur Jalios) qui leur permettra de se connecter depuis JLearn à l’application BSoft pour effectuer des actions spécifiques : rattrapage, fermeture de session non effectuée, etc.
  Plus d'information ici :
  
  

• Structure et vocabulaire

  • Du côté de JLearn, une session est associée à une formation

  • Du côté de BSoft, si l’option est d’avoir un émargement à la demi-journée pour une session, chaque demi-journée est appelée Partie.
    A titre d’exemple une formation de 1,5 jours sera composée de 3 parties.

                      -----> Pour simplifier la compréhension côté JLearn, nous avons préféré utiliser le terme Périodes à la place de Parties.

Télécharger le pdf du schéma du Processus 

2. Choisir l’émargement digital pour une formation

  Rôle :  Contributeur 

Lors de la création de la formation il s’agit ici de définir la valeur par défaut pour les sessions qui seront rattachés à cette formation.
Par défaut, il est paramétré à Non et sachez que pourrez changer cette valeur au niveau de chaque session si nécessaire.

3. Choisir l’émargement digital pour une session

Rôles :  Contributeur    Gestionnaire de session    Gestion d'Inscriptions  

Comme on le voit ci-dessous, c'est dans l'étape 5. Avancé de la création d’une session que vous trouverez cette option.

• Si l’option Emargement digital est à Oui au niveau de la formation, la section Emargement Digital sera déployée comme ici.
• Vous devrez décider de conserver l’émargement digital ou pas et si oui, suivant quelle périodicité. Les organismes de financement demandent des émargements à la demi-journée.

Vous pouvez noter au passage que vous pouvez nommer plusieurs formateurs sur une session. Plus d’information sur ce sujet dans cette section :

Une définition des horaires de début et de fin des parties d'une session a a été prédéfinie sur le module d’émargement BSoft. 
Ce sont ces horaires qui apparaitront sur les demandes d’émargements et sur les feuilles de présence/
Nous vous conseillons d’utiliser ces valeurs lors de la définition des dates de la session dans l’étape Dates.
Ces valeurs par défaut peuvent être modifiées par un administrateur : voir la section : Administration Générale

4. Initialiser un émargement

Rôle :  Formateur  

Cette action intervient le premier jour de la formation et se situe sur la page Inscriptions où les inscrits sont listés
Plus particulièrement dans le menu Actions > Gérer l’émargement digital comme ci-dessous

.

L’initialisation de l’émargement va créer une nouvelle page Emargements qui servira de tableau de contrôle au formateur et au gestionnaire d’inscription.

• La colonne Demandes totalisera le nombre de periodes (demi-journées généralement) pour lesquelles un émargement a été demandé à chaque stagiaire
• La colonne Emargements donnera le nombre de fois où ce stagiaire a bien émargé.

En cliquant sur Détails, le formateur et le gestionnaire pourront avoir accès aux information individuelles.
A ce stade, comme on le voit ci-dessous, aucun membre n'a été noté présent ou absent (Attendu) et aucune signature recueillie.

5. Accéder au module d’émargements

Rôle :  Formateur  

L’opération suivante consiste à se connecter au module d’émargements BSoft via l’option ci-dessous présente dans le menu Actions de la nouvelle page Emargements.

• Si le formateur oublie et invoque l’option Demander des émargements sur la période depuis le menu Actions, un message lui rappellera la nécessité d’ouvrir d’abord une nouvelle période en accédant au module d’émargement

• Si c’est la première fois que le formateur se connecte au module BSoft, il devra passer par la confirmation de la création de son compte en répondant au mail envoyé automatiquement par la plateforme lors de l’Initialisation de l’émargement digital.

• Si le compte du formateur est déjà créé côté BSoft, le formateur devra néanmoins autoriser la connexion via une action sur sa messagerie :

- A la saisie de son e-mail sur la page formateur.bienvenue.pro, une demande de code de vérification apparaitra (en français).
- Il devra le récupérer via une action sur sa messagerie et le saisir dans la fenêtre.

6. Première demande d’émargement sur la session pour le formateur

Rôle :  Formateur  

La page suivante s’affichera dans une nouvelle fenêtre sur la date du jour. L'option Calendrier à gauche permet de sélectionner la bonne formation pourra être visualisée via les options à gauche.
Elle reflète les informations et les inscriptions sur la session, jour par jour. 

Nous avons ici une formation dont la session commence à 15:00 le 18 Octobre 

1. Le formateur doit commencer par actionner l’option Signature collective dans le menu Démarrer Après-Midi qui est la première demi-journée de la formation.

2. Le formateur devra ensuite signer sa propre présence, Confirmer et cliquer ensuite sur Suivant

3.Le formateur devra ensuite sélectionner les stagiaires présents à qui qui seront envoyé des demandes d’émargements sur JLearn.

4. Après confirmation une fenêtre affichera le Lien collectif que le formateur devra copier

Au passage on voit ci-dessus à droite que le statut des stagiaires côté BSoft a été modifié sur la période.
 ----> Attendu signifie en fait que l’on attend le statut de de ce stagiaire en fin de période mais qu'aucun émargement n'a été demandé
-----> Non signé le fait que l’on attend l’émargement sur les autres.

5. Une fois copié, le formateur peut revenir sur la page Emargements côté JLearn et Demander les émargements sur la période

6. Ceci fera apparaitre une fenêtre lui permettant de copier l’URL de signature ce qui générera aussitôt le QR Code

• • Après l’envoi, la colonne Demandes sur la page Emargements est mise à jour. Il est possible de vérifier via Détails

*

 

• • La demande d’émargement enverra automatiquement une notification aux stagiaires concernés.
    Cette demande peut être notifiée aussi par mail si cette option est activée.
    ---> Sur la page Session de chaque participant à cette première période on voit : 

 

7. Signature par les stagiaires participants

  Rôle :  Apprenant 

• Le stagiaire a le choix entre cliquer sur le lien d’émargement ou lire le QR code via son smartphone.
• En tant que formateur vous pouvez décider aussi d’afficher ce QR code sur votre vidéo-projecteur

• Dans tous les cas, il sera demandé au participant de s’identifier par son nom et prénom avant de signer

• Une fois qu'il aura choisi de Confirmer, une fenêtre de prise en compte apparaitra rapidement
• En retournant sur la page Session l’apprenant verra une confirmation que sa signature a bien été enregistrée.

8. Suivi des émargements fournis

 Rôle :  Formateur     Gestionnaire d'Inscriptions  

• Sur l’écran Emargements, le formateur et le gestionnaire peuvent visualiser les signatures fournies sur la première période.

Les détails sont accessibles pour chaque stagiaire via la fonction Détails

• Si un stagiaire présent n’a pas fourni sa signature avant la clôture de la demi-journée par le formateur, il ne pourra plus le faire et devra passer par un rattrapage en fin de session.Plus de détails ici sur la Procédure de rattrapage.

9. Passer à la période suivante

Rôle :  Formateur  

9.1.  Pour pouvoir demander l’émargement sur la demi-journée suivante, le formateur devra d’abord se connecter au module d’émargement comme précédemment.

Astuce : pour éviter la procédure de confirmation d’identification, le formateur peut garder sa session active depuis l’ouverture de la dernière demi-journée.

• • Si sa session n’est plus active, le formateur devra à nouveau s’identifier en saisissant son e-mail et en entrant un code de vérification envoyé sur sa messagerie, comme décrit ci-dessus.
    
    

9.2. Le formateur doit commencer par Terminer sa période précédente en la choississant par le calendrier si nécessaire

 

9.3. Sur la page de la première demi-journée le formateur doit donc Terminer la période en cours

 

 

9.5. Suite à cela il pourra Démarrer sa nouvelle demi-journée en sélectionnant à nouveau la Signature collective

9.6. Et procéder comme à partir de la section 6 ci-dessus jusqu’à la conclusion de la dernière demi-journée.

9.7. A chaque fois, le tableau d’émargement sera mis à jour et une synthèse sera proposée

10. Clôturer l’émargement d'une session

Rôle :  Formateur

           1. Avant que la session ne se termine, le formateur devra donc accéder une dernière fois au Module d’émargement suivant la procédure habituelle.

2. Le formateur pourra ensuite procéder à la clôture de la partie.

3. Après l’affichage d’un rapport de session, la session de formation sera considérée comme close et aucune action d’émargement ne sera plus possible.
Ceci autant du côté du formateur comme on le voit ci-dessous que des stagiaires dont les liens et QR code seront inopérants.

A noter que ces opérations doivent être effectuées avant la clôture de la session car ensuite le formateur ne sera plus en mesure d’accéder au module.
Il faudra faire appel à un utilisateur détenteur des droits d’Administration sur le module BSoft pour forcer la fin de session et procéder à des rattrapages.
Plus de détails ici sur la procédure de rattrapage.

 

11. Analyser les participations et émargements

Rôles : Formateur     Gestionnaire d'Inscriptions 

Une fois que la session est terminée, en fonction des présences et signature recueillies, une synthèse est établie et une proposition de participation pour chaque participant est affichée. 
C’est cet état qui sera ensuite consigné dans JLearn après modifications si nécessaire.

Le statut Partiel  identifie :

• soit au moins une absence à une période de formation
• soit au moins un émargement qui n’a pas été fourni.

La Proposition de participation est à Absent uniquement si un(s) participant(e) a été absent(e) à au moins une demi-journée.

---> Il est de la responsabilité du gestionnaire ou du formateur de décider de la suite en examinant les détails de chaque stagiaire en cliquant sur l’icône Détails.

Exemples ci-dessous :

Il s’agit d’une aide à la décision pour mettre à jour les Etats dans l’onglet Inscriptions mais le gestionnaire/formateur est le décisionnaire final.
Il peut par exemple, décider de valider la participation à une formation pendant laquelle un membre a été absent mais excusé et qui a validé ses quiz .

 

12. Feuilles d'émargements

Rôles : Formateur     Gestionnaire d'Inscriptions 

• Avant ou après avoir modifié ces propositions, le gestionnaire peut déclencher la récupération les feuilles d’émargements individuelles et collectives via l'option dans le menu Actions/

 

 

•  Dés que les feuilles sont récupérées, un icone apparait à droite avant l’icône Détails qui peut être utilisé pour le téléchargement.

• Cette feuille d’émargement est aussi mise à disposition sur la page session de chaque apprenant.
  
  
• Une feuille d’émargement collective est aussi postée sur la page session du gestionnaire.

 

13. Enregistrer les participations

Rôles : Formateur     Gestionnaire d'Inscriptions 

• Comme précisé, le formateur ou la gestionnaire ont toute latitude pour confirmer les propositions de participation basées sur les présences et émargements recueillis.
  ---> Ici il/elle a décidé d’acter la participation de plusieurs apprenants pourtant en Synthèse  Partiel   avant de confirmer.

 

 

• Sur la page Inscriptions, le gestionnaire comme le formateur peuvent encore modifier l’état comme c’est le cas pour les formations sans émargement digital.

14. Autres cas d'usages

14.1 Ajouter un stagiaire en cours de session

Rôles :  Gestionnaire d'Inscriptions    Formateur    

Un nouveau participant à la formation peut-être ajouté à tout moment durant le déroulé de la formation même si plusieurs demi-journée se sont écoulées et que des parties de la session sont déjà cloturées.

1 - Si vous n'avez PAS de période ouverte pour laquelle vous avez déjà partagé un lien d'émargement avec les participants

 

 

2 - Si vous avez une période ouverte et partagé un lien collectif d'émargement avec les présents, et que vous souhaitez ajouter un stagiaire qui a participé , il vous faudra lui communiquer le lien d'émargement

Pour celà vous devez répéter la séquence :

• • demander à nouveau un émargement collectif
  • sélectionner à nouveau les les présents en prenant soin de rajouter ce nouveau stagiaire
  • copier le lien
  • revenir sur la session et demander un émargement
  • Coller le lien et confirmer

---> Le nouveau stagiaire recevra une notification lui demandant d'émarger.

 

14.2 Demander un rattrapage

Rôles :  Administrateur des émargements 

Il peut arriver qu'un stagiaire ou même un formateur ne fournisse pas ses émargements sur une session dans les délais qui lui sont donnés.

Il est néanmoins possible de procéder à un rattrapage pour récupérer d'éventuels émargements manquants :

• Il faut que la dernière demi-journée de la session ait été cloturée par le formateur avant l'heure de fin programmée de la session.: Voir Cloturer une session
• S'il n'a pas pu le faire voir la section : Cloturer une session à la place du formateur.
• Il faut avoir des droits d'Administration sur le module BSoft. Voir la section :  Administration Générale

En tant qu'Administrateur des émargements, connectez vous sur le module via la page Inscriptions et l'option Menu Actions > Gérer l'émargement > Accéder au module d'administration

 

 

 

14.3 Cloturer une session à la place d'un formateur

Rôles :  Administrateur des émargements 

Il peut arriver qu'un formateur oublie de cloturer sa dernièrere demi-journées de formation avant l'heure programmée de fin de session alors même que les emargements ont été bien collectés.
Passée cette heure, le formateur perd toute possibilité d'action sur la session et c'est donc au gestionnair de s'en occuper.

Ce gestionnaire doit avoir les droits d'administration des émargements ce qui lui donnera toute visibilité et droits sur toutes les sessions. Voir la section : Administration Générale

 

14.4 Session terminée

En cours de rédaction

14.5 Changer ou ajouter un formateur

Rôles :  Gestionnaire d'Inscriptions 

Il peut être nécessaire de changer un formateur ou d'en ajouter un sur une session existante.

• Si l'action Initialiser l'émargement n'a PAS été effectué par le premier formateur (il n'y a pas encore d'onglet Emargements sur la formation), ceci n'a aucune incidence sur le module externe
• Si l'intialisation des émargement a déjà été effectué, le nouveau formateur remplacera l'ancien des ses droits de visibilité et d'action. Le formateur additional aura les mêmes droits.
• Le formateur remplacé gardera ses droits d'accès sur le module d'émargements mais n'aura plus de visibilité sur sa session initiale;

14.6 Annulation de session

Rôle :  Gestionnaire d'Inscriptions 

 

15. Administration générale

Côté JLearn, vous devez faire partie du groupe ACL - Gestionnaires des émargements digitaux pour accéder aux fonctions d'administration générale.

Vous devez aussi être inscrit sur l'application BSoft comme Administrateur

L'accès au module se fait via le menu Action d'une session à laquelle l'Administrateur a accès.