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Quel est le fonctionnement du statut liste d'attente dans les inscriptions aux formations et notamment lorsqu'il y a une limite du nombre d'inscriptions sur une session ?

Régles de fonctionnement et explications sur les choix effectués.

Le principe que nous avons adopté est de ne pas mettre de règles de gestion contraignantes qui pourraient ne pas satisfaire les différents processus métier de nos clients et de laisser le gestionnaire décider qui doit passer d'un statut A traiter en Liste d'attente et de Liste d'attente en Inscrit ou même Refusé.

Du point de vue pratique

  • Si vous avez fixé une limite du nombre d'inscription sur une session avec ou sans possibilité de surbooking, ceci ne joue que sur l'affichage de la sessions auprès des personnes pouvant s'y inscrire. En bref, lorsque le nombre d'Inscrits (et pas de demandes d'inscription ou de tout autre statut tel que liste d'attente) est atteint la session disparait de l'écran "A propos" empêchant un apprenant de faire une demande (ou de s'inscrire directement si vous avez choisi le mode inscription sans validation).
    Il est aussi possible de décider d'une date limite d'inscription à laquelle cette session ne sera plus proposée. 

  • Mais rien n'empêche le gestionnaire d'inscrire plus de personnes que la limite s'il en a fixé une.
    Les jauges sont affichées et lui permettent de décider de faire du surbooking au-delà des limites fixées si la situation le permet (probables désistements) ou l'exige (urgence à former quelqu'un). 

  • C'est aussi le gestionnaire qui décide de passer une demande d'inscription de A traiter ou de tout autre statut vers le statut Liste d'attente
    Nous ne gérons donc pas de liste d'attentes automatique qui ferait que si une place se libère, le premier dans la liste est inscrit car nos clients nous ont dit que ce n'est pas forcément le seul critère de décision pour le gestionnaire.
    Un autre apprenant que le premier a avoir été en statut Liste d'attente peut en effet être prioritaire (urgence à le former pour prise de poste, déjà refusé dans le passé, urgence managériale, sécurité, cohésion du groupe, déplacement nécessaire, etc.). Ces informations peuvent apparaitre dans le champs motivation ou être connue par le gestionnaire.
    Donc c'est au gestionnaire de décider qui passera en statut inscrit et s'il veut utiliser la date comme critère d'information, celle-ci est disponible.

13 comments

fabrice mathieu

Bonjour,

merci Eric Gabas  pour ces précisions.

Il n'y a pas effectivement pas de bonne ou de mauvaise méthode pour gérer ces listes d'attentes car chaque client à ses propres critères.

Pour un de nos clients nous avons détourner le système : nous avons développer un datacontroler pour fermer les inscriptions dès que le quota de participants est atteint. De cette manière il y a personne en liste d'attente et pas de surbooking. Dès qu'une place se libère, la session est en révanche réouverte ce qui permet de complèter les inscriptions à la session.

Je ne suis pas sur de comprendre la valeur ajoutée. 

  • Les possibilités d'inscriptions sont fermées pour les apprenants si le nombre d'inscrit est atteint (avec ou sans surbooking). C'est du standard. Est ce que celà bloque la possibilité pour les gestionnaires de continuer les inscriptions ?
  • Si un inscription passe de Inscrit à annulé, les inscriptions sont automatiquement réouvertes sur la session et à nouveau visible par les apprenants. C'est du standard. 
fabrice mathieu

Bonjour Eric,

 Est ce que celà bloque la possibilité pour les gestionnaires de continuer les inscriptions ? => oui

c'est du standard mais sur quelle version ?

fabrice mathieu

Bonjour,

je précise notre cas d'usage : le collaborateur choisit de s'inscrire à une formation. Cela entraine une validation hierarchique de son manager.

Dans le standard tant que les managers n'ont pas validé l'inscription des collaborateurs le quota d'inscrit n'est pas atteint et les inscriptions ne sont pas closes.

Cela peut entrainer un goulot d'étranglement : 100 demandes d'inscription pour 10 places par exemple...

Notre datacontroler clot les inscritions dès que les demandes d'inscription ont atteint le quota max (statut "inscrit" et statut "validation hiéerarchique"). 

Intéressant.
Dans la version 4.1. prévue pour septembre, nous supporterons de manière plus native les inscriptions avec approbation hiérachique. Ce sera un nouveau mode d'inscription standard.Il  y aura un écran pour le responsable qui lui permettra de gérer les demandes selon deux statuts ; Approuvée responsable ou Déclinée responsable. Cette décision du responsable faite, la demande ira au gestionnaire d'inscriptions comme aujourd'hui qui décidera de manière ultime de l'inscription ou du refus.

mceclip0 - 2023-07-28 18h16m06s

Nous n'avons pas modifié la manière de clore les demandes d'inscription puisqu'elle restera basée sur le statut inscrit et le gestionnaire pourra continuer à inscrire mais je note le besoin pour une évolution possible. Celà dépend des volumes en question mais la notion de goulot d'étranglement possible due à ctte étape de validation supplémentaire est un retour terrain intéressant. Merci 👍

David Dechambe

Bonjour,

Je me permets de poster ce msg à ce fil pour savoir s'il y a eu des màj (évolutions) sur la version JLearn 3.5.3
En effet, nous constatons que lorsque nous souhaitons inscrire une personne à une formation, et que celle-ci a déjà suivi la formation, nous obtenons un d'erreur message d'erreur qui m'empêche de l'inscrire à nouveau -(tant avec un profil gestionanire qu'en admin. fonctionnel) :
(Restricted access media)
En soit, c'est plutôt intéressant, mais c'est tout à fait nouveau car avant nous n'avions pas ce type message avant ... Merci par avance DaviDD

Eric Gabas

1 vote :

Ceci n'a rien à voir avec le fonctionnement de la liste d'attente mais voici ce qu'il en est.

  • Depuis la première version de JLearn permettant de gérer des inscriptions sur des sessions, il n'était en fait pas possible de permettre à une personne de suivre la même formation plusieurs fois, car ceci "écrasait" sa participation passée. Il fallait dupliquer la formation à une autre date pour couvrir ce besoin.
  • Nous avions mis en place des contrôles qui affiche le message ci-dessus et empêchait l'inscription.
    A l'usage nous nous sommes aperçus que ces premiers contrôles ne couvraient pas toutes les possibilités d'inscriptions (passage par un statut intermédiaire d'inscription par exemple) et nous avons renforcé ces contrôles au fil des versions. Il est donc possible que votre cas d'usage précédent passait entre les mailles du filet.
    Si vous avez aussi modifié le workflow standard pour y introduire par exemple un statut d'approbation manager avant l'inscription, la réinscription n'était pas bloquée non plus. 
  • Dans la version 4.1. qui sort fin Septembre 2023 la possibilité d'autoriser des participations multiples à une même formation sera une fonctionnalité supportée en standard.
David Dechambe

Bonjour Eric,

Merci pour ces éléments de précison - Compte tenu de notre problématique et en vue de cette version 4.1 dont celle-ci semble résoudre nos différenst points, serait-i l possible d'avoir plus de lisibilité sur une date de livraison de ce module JLearn ? merci par avance - Bonne journée DaviDD

David Dechambe

Bonjour Eric, est-il possible d'avoir complément d'info à ma précédente demande si cette version JLearn 4.1 est sortie, et, si celle-ci apporte bien la résolution souhaitée à l'inscription d'un participant une seconde fois (ou plus) sur une formation en présentiel ou en distancielle ? Merci par avance
Bonne journée, DaviDD

Bonjour. La version n'est pas encore sortie car nous avons décidé de prolonger les tests pour le support de cette fonctionnalité qui affecte tous les modes d'inscription et tous les contenus. Les règles de gestion sont différentes en raison des modalités d'inscription et de suivi et il faut tout tester mais nous arrivons au bout.
--> Je pense que ce sera disponible dans la 2ème quinzaine de novembre au plus tard.
Cela permettra le suivi multiple de formations et de savoirs/parcours avec sessions au travers d'un paramètre sur chaque contenu : Autoriser à suivre à Nouveau : OUI.
La limite dans cette version 4.1 sera que la présence d'un QUIZ/Enquête ne sera pas possible si cette option est à OUI car le nouveau suivi du QUIZ écraserait la participation passée. Nous pensons pouvoir lever cette limite dans la version suivante.
Nous publierons un guide complet sur cette fonctionnalité avec la release.
Le comportement de la liste d'attente reste inchangé.

David Dechambe

Bonjour Eric, avez-vous livré cette version JLearn 4.1, comme évoqué. Je vois que seule la version 4.0 est sortie (montée de version SP6 obligée). Est-ce que celle-ci peut apporter la résolution souhaitée à l'inscription d'un participant une seconde fois (ou plus) sur une formation en présentiel ou en distancielle ? Ou bien dois-je attendre la version 4.1 merci par avance. 
Bonne journée, DaviDD

Seule la version 4.1 compatible 10 SP6 et 10 SP7 permet de traiter cette demande. 
Avec la multiplication des modes d'inscription (nous en avons rajouté encore un en version 4.1.) les tests qualité ont pris beaucoup plus de temps que prévu mais nous la sortirons avant la fin de l'année.
Si vous voulez connaitre le fonctionnement supporté, voici un guide qui n'étais pas encore publié mais que je partage ici.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à les poser sur le guide dans la zone commentaires : participation-a-plusieurs-sessions-de-la-meme-formation

David Dechambe

Merci Eric pour la réponse - Cependant, nous sommes à ce jour sur un point BLOQUANT identifié chez nous sur cette problématique de session / inscription déjà effectuée sur un module de formation. Nombreux cas d'usage commencent à s'ouvrir pour cette fin d'année et cela ne pourra pas attendre plusieurs semaines encore.
Ok bien compris sur compatibilité d'une montée de version SP6 ou SP7.