Organiser un événement de communication externe (durée 3 min)

Objectifs

Si vous travaillez au sein d'une direction Marketing, et plus précisément sur des projets de communication externe, alors vous êtes potentiellement amené à organiser régulièrement des évènements destinés à un public externe.

Cela résulte le plus souvent en une organisation en mode projet pour une durée plus ou moins longue selon la complexité de l'évènement en question. Néanmoins, quel que soit le niveau de complexité, vous allez, entre autres, être amené à organiser des réunions (en présentiel ou à distance) afin de faire le point avec les parties prenantes, à communiquer, à planifier un certain nombre de tâches comportant des deadlines strictes, et à créer des documents qu'il conviendra de partager avec les parties prenantes et sur lesquels il sera possible de collaborer.

Quelles fonctionnalités ?

   Calendrier : planifier des réunions et événements périodiques 

  JTask : gérer des projets, attribuer des tâches

   Wiki : créer une fiche wiki pour le suivi de la mise en place de l'événement et les feedbacks post-événement 

Comment faire ?

Créez un événement de calendrier pour planifier l'événement 

Vous connaissez la date de l'événement et souhaiter inviter les collègues qui devront être présents le jour J. Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour créer un événement :

1. Ouvrez le menu Ajouter de la "top bar"
2. Cliquez sur Evénements
3. Puis sur Un événement
4. Remplissez les champs de l'événement en invitant les personnes ou groupes souhaités

Ou depuis votre calendrier :

1. Ouvrez le menu des applications dans la topbar
2. Cliquez sur l'application Mon agenda
3. Choisissez le jour de l'événement
4. Cliquez sur le + à côté de la date ou double-cliquez dans la journée sur le créneau horaire
5. Remplissez les champs de l'événement en invitant les personnes ou groupes souhaités

Bravo, votre événement est maintenant créé, les personnes concernées seront averties depuis leur centre de notification !

Suivez le projet et les tâches associées

Avant de commencer à travailler sur l'événement, nous créons un projet de tâches. Pour ce faire, suivez le guide Créer un projet qui vous explique comment créer un projet de tâches.
Dans notre cas, nous avons créé un modèle de projet que nous dupliquons chaque année. Pour ce faire, suivez le guide Dupliquer un projet.

Pour cet événement, nous avons fait le choix de colonnes détaillées : 

• Programme et intervenants : pour déterminer l'agenda et les intervenants internes
• Partenaires : le JDS réunit nos principaux partenaires sponsors de l'événement qui doivent nous fournir un certain nombre d'éléments de communication
• Communication et médias : pour la promotion de l'événement
• Billets internes : pour suivre la production de billets de blog
• Prestataires et logistiques : pour gérer les nombreux prestataires
• Actions post JDS : car même si l'événement est terminé, il y a encore de nombreuses tâches à réaliser :)
• Fait : dès qu'une tâche est terminée, elle se retrouve dans cette colonne. Cela nous permet de garder une archive pour l'année passée.

Créez une fiche wiki de suivi de projet

En parallèle du projet, nous avons pour habitude d'utiliser les fiches wiki pour le suivi complet de l'événement. Cela permet à tous les intervenants du projet de voir le statut de chaque sujet.
Nous y notons par exemple les informations sur l'événement (lieu, plan...), les liens vers les documents associés, la logistique (prestataires) ou encore la gestion des partenaires.

Vous pouvez :

1. Partir d'un modèle existant en dupliquant une fiche existante.
   1. Allez sur la fiche à dupliquer
   2. Dans la sidebar, ouvrez le menu d'actions de la publication
   3. Cliquez sur Plus puis Dupliquer puis OK
   4. Il ne vous reste plus qu'à mettre à jour la fiche wiki
2. Créer une nouvelle fiche wiki
   1. Depuis la "top bar", cliquez sur le menu Ajouter
   2. Puis sur Contenu
   3. Puis Une page Wiki
   4. Il ne vous reste plus qu'à compléter les champs
      

Grâce au sommaire, vous pouvez facilement allez à la section qui vous intéresse.

Vous pouvez également utiliser une fiche wiki pour récupérer les feedbacks de chacun des participants : facile à maintenir, chacun peut y ajouter ses commentaires, à son rythme. 

FAQ

Comment obtenir facilement un consensus sur une date quand nous n'avons pas accès aux calendriers de nos participants ?

La fonction planification de votre plateforme Jalios vous permettra de proposer différentes dates et de laisser les personnes répondre de manière plus fine sur leur disponibilité.

Vous trouverez l'ensemble des éléments sur le savoir suivant, à partir du slide 12 :  Utiliser le calendrier pour organiser une réunion

Comment gérer les modifications de dates pour des participants issus d'infrastructures différentes ?

Les problèmes de compatibilité entre les différents fournisseurs (Microsoft, Google, Zoho, etc... n'ont pas d'accord sur des protocoles communs pour les évènements de calendrier) peut poser de gros problèmes lorsqu'un évènement est modifié. Certains voient les modifications dans leurs agendas alors que d'autres restent sur la version initiale.

La plateforme Jalios hébergera et notifiera les participants des changements effectués sur vos évènements, et ce de manière agnostique. Un export des événements pour les intégrer aux calendriers Outlook des utilisateurs pourra leur offrir encore plus de confort.

Facteurs clés de succès

• Veillez à préparer en amont un projet avec toutes les tâches et dates d'échéance réalistes pour vos collègues.
• Faites participer les bonnes personnes et n'hésitez pas à solliciter d'autres intervenants.
• N'hésitez pas à relancer les intervenants.
• Utiliser les commentaires sur les tâches pour noter l'avancement des sujets.
• Indiquez aux participants qu'ils pensent à mettre à jour le wiki post événement et donnent leur feedback.
• Nommer correctement vos documents, il ne sera que plus facile de les retrouver, par exemple : Nom de l'événement - Facture - Atelier salon - Date - (STATUT - BROUILLON) Voir la fiche usage liée à ce sujet.
• Servez vous de JCapture pour scanner vos documents pour les déposer en 1 clic dans la plateforme