La gestion des modèles de document est souvent une tâche fastidieuse dans les organisations. Il n’est pas simple de savoir où se trouve la version à jour du modèle pour les présentations, des comptes-rendus de réunion ou les spécifications projets.

Jalios vous propose une solution simple pour gérer et utiliser vos modèles, que vous utilisiez la suite Microsoft Office ou les Google Apps.

Dans les deux cas, le principe est le même :

1. Vous déposez sur l’intranet vos documents qui doivent servir de modèle ;
2. Vous les catégorisez pour indiquer qu’il s’agit de modèle ;
3. Les utilisateurs peuvent alors créer directement depuis l’intranet un nouveau document en utilisant l’un des modèles proposés.

Si vous mettez des droits sur les modèles, ils ne seront proposés qu’aux membres qui peuvent les consulter.

1. Mise en place avec le module Microsoft Office

1.1 Installation de l’add-in MS-Office

Si ça n’est pas déjà fait, installez l’add-in MS Office sur votre poste.

Lancez vos applicatifs MS Word, MS Excel et MS PowerPoint pour vous authentifier sur votre site. L’add-in gardera cette information.

1.2 Création de la catégorie des modèles

Créez une catégorie « Modèles de documents MS Office » pour contenir vos modèles Microsoft Office.

Copiez l’identifiant de la catégorie (bouton droit sur la catégorie > "Inspecter...")

Editez les propriétés du module Microsoft Office

Collez l’identifiant de la catégorie dans la propriété « Catégories des modèles »

1.3 Dépôts des modèles

Déposez vos modèles MS Word, MS Excel et MS PowerPoint dans la catégorie des modèles.

Faites attention au format des documents modèles. Si vous déposez des fichiers Open XML (docx, xlsx et pptx), les nouveaux documents seront créés dans ce format. Le choix du format doit donc se faire en fonction des versions de MS Office sur les postes des utilisateurs (le format Open XML est supporté à partir de MS Office 2007).

1.4 Création d’un nouveau document MS Office

Vous pouvez démarrer la création d’un nouveau document MS Office depuis le menu « Publier » de la Topbar ou depuis la portlet Explorateur. Dans ce dernier cas, le document sera attaché à la catégorie courante. Dans les deux cas, le document est créé dans l’espace courant.

Ouvrez le menu Publier de la Topbar et sélectionnez « Publier un document Microsoft Office »

Le formulaire de publication de document apparait. Indiquez le titre du document et le type de document.

A l’étape 2, choisissez l’un des modèles de document

Cliquez sur le bouton « Terminer ».

Le document est créé dans JCMS.

Le navigateur vous redirige vers le document.

En parallèle, MS Word est lancé et ouvre le document via l’add-in. Le document est donc verrouillé jusqu’à ce que vous redéposiez une nouvelle version ou que vous le fermiez.

2. Mise en place avec le module Google Docs

2.1 Création de la catégorie des modèles

Créez une catégorie « Modèles de documents Google Docs » pour contenir vos modèles Google Docs.

Editez les propriétés du module Google Docs

Sélectionnez la catégorie des modèles dans la propriété « Catégories des modèles »

2.2 Dépôts des modèles

Créez des documents Google Docs qui serviront de modèle et attachez-les dans la catégorie des modèles.

Récupérez une version de ces documents afin de les avoir sur votre site sous forme de document MS Office.

Vous pouvez aussi déclarer un document MS Office comme modèle pour les Google Documents. Mais dans ce cas, vérifiez que le rendu est correct lors de la conversion en Google Document.

2.3 Création d’un nouveau document Google Docs

Vous pouvez démarrer la création d’un nouveau document Google Docs depuis le menu Publier de la Topbar ou depuis la portlet Explorateur. Dans ce dernier cas, le document sera attaché à la catégorie courante. Dans les deux cas, le document est créé dans l’espace courant.

Ouvrez le menu Publier de la Topbar et sélectionnez « Ajouter un document Google Docs ».

Le formulaire de publication de document apparait.

Cliquez sur Démarrer un document vierge.

Indiquez le titre du document et le type de document.

A l’étape 2, choisissez l’un des modèles de document

Cliquez sur le bouton « Terminer ».

Le document est créé dans JCMS.

Le navigateur vous redirige vers l’édition du document.