Quelles sont les invitations de calendrier de type ICS envoyées à l'apprenant lors de son inscription à une session de formation ?
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- Modification Date : 2/5/25
- Présentiel et sessions
Il y a plusieurs évènements qui déclenchent l'envoi d'une invitation calendrier de type ICS : inscription, annulation (à partir de la version 4.0) , modifications de dates et de lieu (à partir de la version 4.1).
Vous devez avoir configuré vos alertes/notifications pour les recevoir par mail en plus de les recevoir sur la plateforme (cloche en haut).
1. A l'inscription
Le comportement varie légèrement car il existe plusieurs modalités d'inscription à une session de formation.
- Si l'option choisie est "Par le membre avec validation" lorsque l'apprenant clique sur "Je m'inscris", il s'agit en fait d'une demande d'inscription qu'un gestionnaire devra ensuite valider.
| Dès cette action effectuée, une option permet à l'apprenant de bloquer la date de formation (en attendant cette validation) via l'option Ajouter à mon agenda. --> Une invitation n'est donc pas envoyée par la plateforme car la demande n'est pas approuvée. |
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Le gestionnaire recevra un mail l'informant qu'une nouvelle demande d'inscription a été faite.
Lors de la validation de l'inscription, l'apprenant recevra automatiquement un mail de confirmation du gestionnaire avec l'évènement de calendrier comme on le voit ici
2. Si l'option choisie est "Par le membre sans validation", lorsque l'apprenant clique sur "Je m'inscris", il n'y a pas de validation et donc l'inscription est effective et l'invitation ci-dessus est envoyée directement. Le gestionnaire ne reçoit pas de mail car il n'intervient pas.
3. Si c'est le gestionnaire qui effectue l'inscription (il en a toujours le droit quelle que soit le mode d'inscription choisi sur la session), l'invitation ci-dessus est aussi envoyée directement à l'apprenant.
4. Si c'est une inscription par appartenance à un groupe, l'invitation est envoyée dés que l'inscripition est effective
5. Si c'est une inscription par le membre avec approbation du responsable (à partir de la version 4.1), l'invitation est envoyée une fois que le gestionnaire a finalisé l'inscription.
2. A l'annulation
Depuis la version 4.0 si la session est annulée via la fonction Annuler une Session de l'onglet Inscriptions (voir le guide Annuler une Session), ou si le gestionnaire passe individuellement un membre Inscrit à Annulé , l'annulation entraine aussi l'envoi d'une mise à jour de l'évènement de calendrier (ICS).
3. A la modification de dates et de lieu
Depuis la version 4.1. s'il y a une modification de date et/ou d'adresse sur la session, un message demandera à l'auteur des modifications s'il souhaite en informer les inscrits via une notification et l'envoi d'une mise à jour de l'évènement de calendrier.
