1. Utilité du module Gantt pour les utilisateurs

Vous n'avez pas Microsoft Project mais vous devez gérer des tâches "projet" au quotidien. Vous aimeriez disposer d'un outil simple d'utilisation pour vous permettre :

• de créer des tâches avec la notion de tâche parente et de jalons,
• d'associer des ressources à une tâche
• d'indiquer le pourcentage d'occupation de chacune des ressources sur chaque tâche

Notre module Gantt est fait pour vous, vous allez découvrir grâce à cette fiche explicative ce qu'il propose.

2. Définitions

2.1 Projet

Un projet Gantt est un type de contenu de la plateforme Jalios. Il sert de "conteneur" ou "élément chapeau". Il propose des éléments de configuration comme les préférences d'affichage, le calendrier du projet, les définitions des heures ouvrées, les tâches...

2.2 Tâche

2.2.1 Description

Les tâches composent le projet. Une tâche peut être du type "tâche normale", "tâche parente" ou jalon.

Chaque tâche possède un nom et des propriétés associées (comme une couleur, des notes ou des documents associés).

Un jalon n'affiche pas sa couleur car sa représentation est un "diamant" noir.

Une tâche parente ne possède pas de dates propres car elle démarre à la plus petite date de début de ses tâches filles et finit à la plus grande date de fin de ses filles. Sa représentation est un trait noir sur le diagramme.

2.2.2 Représentation

Exemple de représentation

2.2.3 La gestion des dates

La gestion des dates sur les tâches est laissée à la discrétion de l'auteur de la tâche.

A la création de la tâche, une date de début et de fin est demandée mais ces éléments sont optionnels. En effet une tâche parente n'a pas de dates propres : elle dispose des dates de l'intervalle de temps occupé par ses tâches filles.

Les dates utilisées pour la création de la tâche sont conservées dans les champs "dates prévisionnelles" et ne sont éditables que suite à une action explicite (via l'icône d'édition situé à droite du label). Elles permettent à posteriori de comparer le décalage en la planification et la réalisation de la tâche.

Les éléments à saisir sont les dates de début et de fin mais il est des fois plus simple (surtout avec la gestion du calendrier projet, des jours fériés, ...) de saisir une date de début et une charge en jours ouvrés. C'est ce que propose la calculatrice présente en dessous des widgets de saisie des tâches. Dans ce cas la date de fin de la tâche est recalculée pour obtenir la charge demandée (avec la gestion des jours chomés).

Les tâches peuvent être saisies à l'heure. En conséquence toutes les notions de charge, de durée, de consommé, ... sont calculées en prenant comme durée pour une journée l'écart entre l'heure de début et de fin d'une journée au niveau du projet (typiquement 8h-18h soit 10h par jour).

La charge restante :

La charge restante est la notion qui indique le reste de travail à effectuer sur la tâche. Elle est précalculée à la création de la tâche selon la durée en jours ouvrés de la tâche et les taux d'utilisation des ressources.

Exemple : une tâche du 29/10/2015 au 04/11/2015 (soit 5 jours ouvrés sans le week-end) avec une ressource à 100% et une à 50% générera un charge de 7.5 jours.homme.

Aucun autre calcul automatique ne sera fait sur ce point et la mise à jour de la charge doit être faite par le responsable du projet. Une vérification de cohérence sera toutefois faite pour vérifier que les dates de la tâche, les ressources affectées et le temps déjà passé dessus restent compatibles avec la nouvelle charge.

Exemple : une tâche de 2 jours ouvrés avec une ressource à 50 % (soit 1 jour.homme), dont 1/2 journée est consommée (via la saisie de la feuille de temps) ne pourra pas avoir une charge de plus de 0.5 jour.homme.

Note : Positionner la charge restante à 0 revient à indiquer la tâche comme terminée.

2.2.4 La notion de dépendance

Les tâches ont une notion de dépendances entre elles (en plus de la notion hiérarchique). Cette dépendance est uniquement de type fin / début, i.e. la fin d'une tâche A doit être avant le début de la tâche B. Elle s'applique à tous les types de tâches (normale, parente ou jalon).

Cela se représente par une flèche entre les 2 tâches. Plusieurs tâches peuvent être à l'origine ou la destination d'une dépendance.

Cette notion est uniquement utilisée lors de l'analyse du projet afin de détecter les problèmes de disponibilités des livrables.

2.3 Ressource

2.3.1 Généralités

Une ressource est un membre de l'espace contenant le projet, associé à une ou plusieurs tâches.

Le fait de participer à une tâche donne au membre la possibilité de voir le projet, d'éditer sa feuille de temps et de voir la tâche dans le service "Mes tâches GANTT". Les tâches présentes dans la feuille de temps ou la portlet "Mes tâches GANTT" ne sont que les tâches commencées et ayant une charge restante non nulle.

La dernière notion sur les ressources est son taux d'utilisation sur la tâche. Cela indique si la ressource est à mi-temps, 30% ou 100% sur la tâche. Cette notion est utilisée pour effectuer la validation du projet, calculer les disponibilités des ressources. Elle ne peut naturellement pas être supérieure à 100% pour une tâche donnée.

Exemple : Un ressource devant travailler 1 journée sur une tâche de 4 jours sera considérée comme étant utilisé à 25% sur cette tâche.

2.3.2 La feuille de temps

La feuille de temps est l'interface que doit utiliser une ressource pour saisir le temps passé sur une tâche. Elle est accessible à partir du menu action d'un projet ou en pied de page de la porlet "Mes tâches GANTT" et elle présente les tâches non terminées dont la date de début est supérieure ou égale à aujourd'hui.

Dans le premier cas d'affichage, uniquement les tâches du projet courant sont présentées, dans le deuxième cas toutes les tâches associés au membre courant sont présentées.

L'auteur du projet peut accéder à la feuille de temps générale et saisir les temps de toutes les ressources de son projet.

Les durées sont à exprimer en heures et la notion de journée est alors calculée en fonction de la définition de la journée ouvrée dans le projet (par défaut de 8h à 18h soit 10h). La précision du calcul est le dixième de journée.

Exemple de tâche avec un temps consommé de 1,2 jours et un reste à faire de 1 jours (sur 3 prévus)

3. Actions

3.1 Actions sur le projet

3.1.1 Visualisation

Les projets GANTT peuvent avoir plusieurs visualisations, une visualisation des tâches ou une visualisation par ressources. Par défaut, c'est la visualisation par tâche qui est présentée. La granularité de visualisation par défaut est définie au niveau du projet (journée, semaine, mois ou trimestre). Elle peut être modifiée via le menu en haut à droite du projet.

Dans la vue par ressources, les tâches sont agrégées pour présenter le taux d'occupation d'une ressource sur le projet. En ttcard, les tâches ayant abouti à ce calcul sont détaillées.

Il est aussi possible de filtrer le projet pour visualiser uniquement une ressource et donc les tâches associées.

Il est aussi possible à partir de l'édition du projet d'ajouter la grille ou une légende sur le graphique pour présenter au choix, le titre, la durée, les ressources ou l'avancement.

L'avancement est un calcul effectué à partir de la charge prévue (durée * SUM(ressources * taux)), de la charge restante et de la charge consommée indiquée via la feuille de temps. Elle est présentée en pourcentage dans la légende et est présentée sous forme d'une barre de progression dans la tâche.

La barre de progression indique la charge consommée (en gris foncé) et la charge restante (en gris clair) en jour.homme. Il se peut donc selon les taux d'utilisation des ressources que la somme de ces 2 valeurs ne soient pas égale à la durée de la tâche. La barre de progression sera alors plus courte ou plus longue que la tâche.

visualisation d'un projet

3.1.2 Réordonnancement des tâches

Actuellement le choix technique de rendu du projet ne permet pas la réorganisation des tâches dans l'affichage principal. Pour permettre la réorganisation des tâches, un lien affiche une modale dans laquelle les tâches peuvent être réorganisées en drag and drop.

Le déplacement d'une tâche juste en dessous d'une tâche appartement à un groupe ajoute cette tâche dans le groupe en question.

réordonnancement des tâches

3.1.3 Import/Export de tâches

Parmi les actions disponibles, il y a la possibilité d'importer/exporter un projet au format Microsoft Project (format XML). Seuls les concepts proposés par le module Jalios peuvent être importés, les autres éléments présents dans un projet Microsoft Project seront ignorés.

Dans le cas des ressources, le champ utilisé pour identifier la ressource est le champ Text1 pour son id. Dans le cas où ce champ serait vide, le membre est retrouvé par son nom (à condition que cette recherche ne renvoie qu'un seul élément).

Dans le cas d'un import, il est possible de demander à écraser toutes les tâches ou de les rajouter au projet actuel.

import d'un projet xml

3.1.4 Edition du calendrier projet

Le projet GANTT prends en considération les jours non ouvrés. Par défaut seuls les week-end sont comptés dans cette catégorie. Il est toutefois possible de rajouter des jours non comptés dans le projet (comme les jours fériés,ou 1 jour par semaine compté pour le support par exemple).

Pour cela il faut éditer le calendrier du projet, une fenêtre modale s'affiche avec un calendrier.

edition du calendrier projet

Il est alors possible de définir la semaine type (les éléments cochés sont des jours non ouvrés) et de rajouter à cette semaine type des exceptions (comme un jour férié) en cliquant sur le jour en question (il se grise alors). Pour rendre un jour ouvré, il faut re-cliquer dessus pour le dégriser.

Un fois le calendrier de projet modifié, l'ensemble des tâches de ce projet seront recalculées pour prendre en compte les nouveaux jours ouvrés et les dates de fins seront recalculées pour respecter la charge annoncée.

3.1.5 Analyse du projet

Le module propose un fonction d'analyse du projet. Le choix de faire cette analyse via une action utilisateur est pour éviter de se retrouver dans des cas impossibles lors de l'édition de tâches.

Pour cela, il faut demander une analyse dans le menu actions du projet. Une fois l'analyse effectuée, une icône indique si l'analyse a généré un warning ou non. Les éléments posant problème sont présentés via un icône de warning et la ttcard indique le problème rencontré. L'icône de warning située dans la barre d'actions donne l'ensemble des problèmes rencontrés.

Analyse d'un projet

Le processus d'analyse regarde les relations de dépendances, les charges restantes par rapport aux dates des tâches, les charges consommées et les taux d'utilisation des ressources.

3.2 Actions sur les tâches

3.2.1 Ajout d'une tâche fille

L'ajout d'une tâche fille dans le menu contextuel d'une tâche crée un tâche normale en pré-remplissant la tâche parente et les dates de début et de fin (celles de la tâche parente).

La tâche originelle est alors transformée en tâche parente et les dates sont inutilisées.

3.2.2 Indenter / désindenter une tâche

Indenter une tâche revient à ajouter la tâche courante comme fille de la tâche précédente dans l'affichage. Si la tâche n'est pas une tâche parente, elle est transformée en tâche parent (comme via le processus d'ajout d'une tâche fille).

Désindenter une tâche effectue la fonctionnalité inverse. La tâche parente est alors modifiée si elle devient une tâche normale pour avoir comme date les dates qu'elle avait précédemment (via les dates de ces tâches filles).

3.2.3 Terminer une tâche

Cette action est un raccourci pour positionner la charge restante de la tâche à la valeur 0.