Lien avec les suites MS Office / Libre Office / Open Office

Benoît Moraillon · on 10/30/15 at 8:45 AM

Bonjour,

Juste une petite idée sur le développement d'un module de synchro avec les suites X Office.

Dans beaucoup d'organisations, ce type de lien est une priorité absolue car bon nombre d'employés
travaillent énormément avec des docs et autres feuilles de calculs.

Les modules actuels (add-in) fonctionnent bien mais ne sont pas très ergonomiques ou présentent des défauts
de compatibilité. Le module JDrive est également une bonne chose mais nécessite une installation sur le poste de l'utilisateur
et son fonctionnement nécessite un petit apprentissage.

D'où l'idée déjà soumise de mettre au point un système très simple qui permettrait l'installation d'un plugin lié au navigateur (come webex et tant d'autres)
qui permettrait en cliquant sur un doc de l'ouvrir directement dans la suite X Office de l'utilisateur et sans aucun panneau spécifique. L'enregistrement naturel
du document dans X Office permettrait de le pousser automatiquement et donc d'ajouter une nouvelle version.

L'outil e-room, à l'époque, réalisait parfaitement cette opération et le retour des utilisateurs sur cette ergonomie était formidable. Depuis, nous sommes à la peine sur ce volet...

La simplicité de ce mode de fonctionnement permettrait, en outre, de proposer des composants avec une forte stabilité et une forte compatibilité avec les différentes suites du marché.

En ce qui concerne le dépôt, on peut imaginer, dans un premier temps, de ne l'autoriser qu'en ligne ou d'un façon différente de celle proposé par JDrive.

cad, plutôt que de proposer à l'utilisateur de pousser le document vers tel ou tel espace avec telles ou telles catégories, on pourrait imaginer un système très simple qui, pour un nouveau doc et lors d'un clique sur le bouton enregistrer dans la suite X Office, pousserait le doc en question sans rien demander à l'utilisateur dans un drive en ligne personnel. Ce dernier pourrait ensuite déplacer ou partager ce doc à loisirs dans les autres espaces de travail en ligne.Cela nécessiterait donc de permettre d'associer des docs à un profil dans JCMS. 

Outre son extrème simplicité, ce système permettrait un rapprochement conceptuel avec le fonctionnement des plates-formes grand public de dépôt de docs (box)

 

Je n'ai pas le temps da réaliser un tel développement mais cela ne doit pas être bien compliqué et il me semble que le gain associé serait
assez conséquent pour bon nombre d'organisations.

Enfin, on nous réclame de plus en plus de l'édition conjointe en ligne à la google docs...

 

Bien à vous.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Olivier Dedieu · on 11/1/15 at 1:36 PM

Benoit,

Je t'invite à tester le nouveau JDrive 3 dont on a ouvert le JLab.

Avec la nouvelle fonction "Live Edition", le mode de fonctionnement est maintenant très proche de ce que tu décris : l'utilisateur dispose d'un bouton sur la page d'un bouton pour éditer le document. Ce bouton déclenche l'application (p. ex. Word) et ouvre le document (et le verrouille). Une fois l'édition terminée, lorsque l'utilisateur ferme le document il est redéposé sur le site. Le document est passé par le JDrive de façon temporaire et totalement transparente pour l'utilisateur.

 

Pour le dépôt depuis la suite MS Office, une nouvelle interface simplifiera le dépôt. Par contre, je ne suis pas très favorable au drive "perso" car cela va à l'encontre du travail collaboratif. Il y a alors un risque à ce qu'un même document se trouve dans plusieurs drives, dans plusieurs versions. Je pense qu'il faut arriver à simplifier au mieux les interfaces. Les utilisateurs doivent classer les documents lors du dépôt comme ils le font déjà lorsqu'ils sauvent leurs documents sur leur disque. On doit donc arriver à faire de même sur le serveur.

Tout ceci implique que le JDrive soit installer sur le poste utilisateur (comme pour tous les autres drives : DropBox, GoogleDrive, OneDrive, ...) En effet, il faut bien qu'un programme se déclenche pour ouvrir l'application créatice (p. ex. Word) et effectue le rédépôt à la fin. A ma connaissance ceci ne peut pas être apportée par une extension navigateur. Tu cites eRoom. Mais de mémorie eRoom était une applications installée sur le poste utilisateur.

Enfin, l'utilisation des GPO pour la diffusion du JDrive (avec pré-paramétrage du site) et l'authentification Windows font que la présence du JDrive devient de plus en plus transparente pour les utilisateurs.

 

 

 

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Benoît Moraillon · on 11/4/15 at 9:07 AM

Bonjour Olivier,

Merci pour cette réponse. Nous allons tester le JDrive 3.

Au risque de choquer, nous pensons que le classement lors du dépôt est déjà une opération trop complexe pour un lambda
et de fait que le drive utilisateur est un mal nécessaire. On peut imaginer de donner le choix à l'utilisateur :

Par défaut : sur son drive
En option : sur un espace X ou  Y

L'absence de drive person est contourné chez nous par soit la création d'un espace collaboratif perso (Ex. : Espace de Jean-Jacques), soit l'utilisation
d'une technologie tierce (owncloud, box...)

Sur la GPO, c'est assez compliqué car nous devons gérer les différentes versions du JDrive et de la conf associée et cela sur plus de 700 postes...
Sur e-room, le plugin était installé et mis à jour automatiquement par le navigateur comme le montre l'écran ci-dessous. Ce principe était très pratique.

er

 

Bon c'est juste une suggestion d'amélioration potentielle.

 

Bonne journée

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Olivier Dedieu · on 11/5/15 at 8:43 AM

Bonjour Benoît,

Merci pour ces suggestions.

Au delà d'une dizaine de document, le besoin de classement se fait sentir. Généralement les utilisateurs n'ont pas de difficulté a créer des dossiers sur le poste utilisateur. L'idée est d'avoir la même chose avec le JDrive 3 : on les laisse organiser les documents comme il le veulent avec la structure de dossier qu'ils veulent. Cette structure leur est propre, elle est sauvegardé sur le serveur mais et n'est pas partagée.

Par contre, en plus de cette structure, il faut que le document soit classé dans un espace voir dans des catégories de JCMS. Et la je comprend que c'est un peu compliqué pour les utilisateurs. La solution de l'espace personnel est envisageable (lorsqu'il y a un nombre raisonnable d'utilisateur). On pourrait aussi envisager un espace transverse avec une catégorie par utilisateur et des droits. Mais il faut alors imaginer la cohabitation des espaces personnels et des espaces co.

 

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Benoît Moraillon · on 11/5/15 at 3:18 PM

Bonjour Olivier,

Merci de ta réponse sur laquelle je me permets une nouvelle réaction.

"Par contre, en plus de cette structure, il faut que le document soit classé dans un espace voir dans des catégories de JCMS"

=> C'est exactement cela le problème.

L'idée d'un drive perso permettrait potentiellement de partager les documents dans les espaces de manière symbolique et sans recopie. Un peu à la google ou on ne donne qu'un lien finalement vers l'original stocké dans le drive perso de l'utilisateur. Ces partages seraient vues exactement comme des FileDocument traditionnels dans les espaces concernés sauf que cela pointerait techniquement sur le drive de l'utilisateur x.

Du coup, on simplifierait le dépôt drive et le classement associé de manière drastique.

Dans un monde cloud, peu importe l'endroit où le contenu est stocké, l'important est qu'il soit disponible à façon.

Bon, bonne journée !

 

 

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